Die Nachfrage nach mobiler Arbeit im Ausland ist seit der Coronapandemie signifikant gestiegen. Umfragen zufolge wollen je nach Altersgruppe zwischen 62 und 81 Prozent eine Workation machen – also Urlaub und Arbeit miteinander verbinden. Vor allem Konzerne reagieren auf diesen Bedarf und integrieren entsprechende Modelle für ihre Arbeitnehmer.
Eines dieser Unternehmen ist die Telekom-Tochter Detecon International, deren Workation-Modell erfolgreich umgesetzt und von den Angestellten dankbar angenommen wird. Bei der rechtssicheren Umsetzung half die auf internationale Beschäftigung spezialisierte BDAE Consult.
„Was ist, wenn die Wünsche der Mitarbeitenden über die Grenzen hinausgehen?“, fragt Omer Dotou, Leiter der Unternehmensberatung bei der BDAE Consult. „Dann wird es kompliziert, aber nicht aussichtslos.“ Martin Suilmann, Head of HR-Services/HR Legal, und Carin Arck Senior Expert Travel Management von Detecon International, berichten aus der Praxis: „Wir haben innerhalb kurzer Zeit mehr als 200 Workation-Anfragen von Mitarbeitenden in mehr als zwanzig Ländern erhalten. Wir mussten diese Wünsche ermöglichen, sonst wären die Leute nicht bei uns geblieben.“
Viele Workation-Aufenthalte möglich, aber nicht in Serie
Die aktuelle Regelung lautet: Zwanzig Tage lang pro EU-Land – in Ausnahmefällen und gesonderter Prüfung sind auch Drittstaaten erlaubt – dürfen Mitarbeiter eine Workation machen. Nicht möglich sind sogenannte Ketten-Workations, wo Angestellte verschiedene Länder aneinanderreihen. Ein Beispiel: Eine Programmiererin macht erst zwanzig Tage Workation in Frankreich, dann in Italien und dann noch einmal zwanzig Tage in Kroatien. Genau das geht nicht. Sonst liefe das Unternehmen Gefahr, manche Mitarbeiter das ganze Jahr nicht mehr zu Gesicht zu bekommen.
„Das Angebot wird ausgesprochen gerne angenommen“, weiß Detecon-Travel-Managerin Carin Arck. „Wir haben auch schon erlebt, dass sich einige unserer Consultants zusammengetan und sich ein Ferienhaus in Portugal gemietet haben und gemeinsam an einem Projekt arbeiteten.“ Dies stärke nicht nur die Team-Zusammengehörigkeit, sondern könne etwa aufgrund des Tapetenwechsels besonders produktiv sein.
Doch bis diese Form der Arbeit rechtssicher und prozessoptimiert stattfinden konnte, galt es im Vorwege einiges zu klären. Und dabei unterstützte die BDAE Consult.
Workation ohne rechtliche Risiken
„Die wichtigste Voraussetzung für eine Workation ist, dass dies ohne oder zumindest mit wenig rechtlichen Risiken umsetzbar ist“, weiß Lea Fiebelkorn, Senior Consultant der BDAE Gruppe. Generell sei eine Workation in rechtlicher Hinsicht eine nicht zu unterschätzende komplexe Angelegenheit. „Abhängig vom Land und von der Konstellation müssen entsprechende Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Daher ist es wichtig, den Mitarbeitenden klar mitzugeben, was geht und was nicht geht und warum!“, so Fiebelkorn weiter. „Steht das Regelwerk aber erst einmal fest, bekommen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein Grundverständnis für Grenzen.“
Für Detecon war bereits nach der ersten Workation-Anfrage klar: Es muss ein tragfähiges und solides rechtliches Fundament her. Für die praktische Umsetzung war es wiederum essenziell, dass effiziente digitale Prozesse aufgesetzt und genutzt werden. Weil Detecon in Zusammenarbeit mit der BDAE Consult entsprechende digitale Prozesse für die Durchführung der EU-Meldepflichten bei Dienstreisen eingeführt hatte, war eine Erweiterung auf Workation deutlich leichter umzusetzen. Seit Herbst 2022 ist es gelungen die Prozesse dahingegen zu erweitern und inzwischen zu einer Erfolgsgeschichte zu avancieren.
Hintergrund:
Laut einer Studie der Beratungsgesellschaft PwC unter 1.000 Beschäftigten trägt für 81 Prozent ein Workation zu einer besseren Work-Life-Balance bei. Besonders attraktiv sei die Workation als „Winterflucht“. (1)
Die Größe des Unternehmens spielt beim Workation-Angebot eine wichtige Rolle. Laut einer Analyse von PwC neigen Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten dazu, ihre Mitarbeiter häufiger die Möglichkeit zu bieten, mobil aus dem Ausland zu arbeiten. Innerhalb der EU beträgt dieser Anteil 39 Prozent im Vergleich zu 33 Prozent bei kleineren Unternehmen. Außerhalb der EU liegt der Anteil bei Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten bei 20 Prozent im Vergleich zu zwölf Prozent bei kleineren Unternehmen.
Laut dem PwC-Marktbegleiter Deloitte haben in 73 Prozent der befragten Unternehmen Anfragen nach Workation-Angeboten seitens der Mitarbeiter zugenommen. (2)
Eine Umfrage des Arbeitsvermittlers Randstad legen 64 Prozent der Generation Z großen Wert auf Flexibilität beim Arbeitsort. (3) Laut einer Erhebung der Telekommunikations-Firma Cisco betrachten 42 Prozent der Arbeitnehmer Workation-Angebote als entscheidenden Faktor bei der Wahl des Arbeitgebers. (4)
Mehr zur Umsetzung des Workation-Modells von Detecon International gemeinsam mit der BDAE Consult lesen Sie Sie hier.
(1) PwC-Studie: „Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit“ 2023
(2) Flexible Working Studie 2022
(3) Randstadt-ifo-Personalleiterbefragung 2023
(4) Cisco Workation-Umfrage 2023
