Drei Viertel der Travel Manager und Einkäufer von Geschäftsreisen sind mit der DIN ISO 31030:2021, dem neuen internationalen Standard für Travel Risk Management (TRM), kaum oder nur unzureichend vertraut. Sie lassen damit möglicherweise wichtige Komponenten ihres TRM-Programms außer Acht. Nur 14 % der Einkäufer haben die ISO 31030 tatsächlich gelesen, 11 % sind hinlänglich informiert. Das ergab eine aktuelle Umfrage von BCD Travel.
Das Global Crisis Management Team von BCD unterstützt Unternehmen dabei, Lücken in ihren TRM-Programmen zu schließen. Zu diesem Zweck erstellen die Experten von BCD Traveler Security Program Assessments, die sich an den Vorgaben der ISO 31030 orientieren. Unternehmen erhalten aktuelle Branchenempfehlungen, die zur Einhaltung der Fürsorgepflicht beitragen.
Die Ergebnisse der BCD Umfrage zeigen, wie Unternehmen Bereiche eines Reiserisikomanagementprogramms – Reiseplanung, Unterstützung während und nach der Reise sowie Reviewprozess – handhaben. So fördern beispielsweise 63 % der Befragten die Einhaltung von TRM-Vorgaben, indem sie ihren Mitarbeitern die Wichtigkeit derselben aufzeigen und zu 56% die Eigenverantwortung für persönliche Sicherheit auf Reisen fördern. Bei der Bewertung von Reiserisiken berücksichtigen Firmen vor allem Reiseziel, Verkehrsmittel, Verfügbarkeit medizinischer Versorgung und mögliche Auswirkungen auf das Unternehmen.
Ein wichtiger Schritt bei der Vorbereitung von Reisenden ist die Bereitstellung von Kontaktinformationen für Notfälle. 80 % der befragten Travel Manager und Einkäufer stellt dies über das Intranet sicher. Die Hälfte der Befragten gab außerdem an, Kontaktdaten für Notfälle in den Reiseplänen, Reiserichtlinien und in ihrer mobilen App aufzuführen.
Wenn es um die Unterstützung nach der Reise und den reibungslosen Übergang zurück an den Arbeitsplatz geht ergab die Umfrage, dass 45 % der Unternehmen diesbezüglich keinerlei Unterstützung anbieten. Fast 30 % gaben an, dass ihr Unternehmen sich mit Reisenden in Verbindung setzen würde, falls es während der Reise zu einem sicherheitsrelevanten oder medizinischen Zwischenfall kommt.
Nur ein Drittel überprüft das Travel Risk Management Programm in einem jährlichen Turnus. Die meisten Befragten wussten jedoch nicht, ob ihr Programm überhaupt überprüft und überarbeitet wird. Ein Hinweis darauf, dass dies nicht als notwendiger Prozess in den Unternehmen gilt.
Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage gibt das Global Crisis Management Team von BCD in Übereinstimmung mit der DIN ISO 31030 folgende Tipps:
– Die Risiken einer Reise hängen nicht nur mit dem Reiseziel und dem Verkehrsmittel zusammen, sondern auch mit der verfügbaren Infrastruktur und mit persönlichen Faktoren. Ein Beispiel: Unternehmen müssen berücksichtigen, dass ein Reiseziel mit hoher Luftverschmutzung für Asthmakranke ein hohes Risiko darstellen kann, anders als bei anderen Reisenden.
– Da ein Online-Zugang bei größeren Zwischenfällen oder in ländlichen Gebieten nicht immer verfügbar ist, sollten Reisenden Notfallkontaktdaten sowohl digital als auch in gedruckter Form zur Verfügung gestellt werden, damit sie diese im Krisenfall leichter zur Hand haben.
– Um sicherzustellen, dass die Bemühungen, Mitarbeiter mit wichtigen Informationen zu versorgen nicht ignoriert werden, sollte eine Bestätigung über die Kenntnisnahme eingefordert werden, wenn beispielsweise Aktualisierungen im TRM kommuniziert werden.
– Versicherungen werden zwar häufig eingesetzt, um die Auswirkungen von Risiken zu verringern, sind jedoch kein adäquater Ersatz für ein umfassendes TRM-Programm.
– Unternehmen müssen berücksichtigen, wie sich Reisen auf die Gesundheit ihrer Mitarbeiter auswirken und angemessene Ruhe- und Erholungszeiten einräumen. Das Reisen durch mehrere Zeitzonen, Schlafmangel, veränderte Essgewohnheiten, die Verwicklung in Zwischenfälle, persönliche gesundheitliche Notfälle, Unterbrechungen im Service, schlechte Erfahrungen mit Dienstleistern usw. können langfristige Auswirkungen auf die körperliche und geistige Gesundheit der Reisenden haben.
– Firmen sollten ihr TRM-Programm regelmäßig bewerten, prüfen und analysieren, vor allem, wenn es Änderungen bei den Dienstleistern oder im Unternehmen selbst gibt.
– Das Risikoprofil eines Reiseziels kann sich schnell ändern. Die Liste der Hochrisikoreiseziele sollte im Einklang mit den betrieblichen Erfordernissen regelmäßig überprüft werden.
Die vollständigen Umfrageergebnisse und weitere Empfehlungen gibt es hier.
Und was steht jetzt in der DIN ISO 31030? Hier gibt es Antworten.
Quelle: BCD Travel / Bild: Pixabay
