VDR veröffentlicht Hilfe-Tool

Der deutsche GeschäftsreiseVerband VDR hat einen Leitfaden zur Vorbereitung sowie eine Vorlage für die Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) einer Online-Booking-Engine (OBE) entwickelt. Die beiden Tools stehen VDR-Mitgliedern kostenfrei zur Verfügung.
Mehr als ein Jahr hat der VDR-Fachausschuss Technologie mit Unterstützung durch einen Studenten der Hochschule Worms an den beiden Standardinstrumenten gearbeitet. So konnten sowohl praxisnahe Erfahrungen der Travel Manager und technisches Wissen der Anbieterseite als auch wissenschaftliche Aspekte einfließen. „Dabei haben wir strengstens darauf geachtet, dass diese Standardinstrumente unabhängig erstellt und von allen Mitgliedern des Ausschusses mit getragen werden“, sagt Christian Rosenbaum, Leiter des Fachausschusses Technologie. „So ist der Leitfaden nun ein umfangreiches Wissenslexikon, das nicht nur als Glossar für den Einstieg in das Thema OBE dient, sondern auch direkt in der Praxis angewendet werden kann als Grundlage für den gesamten Entscheidungsprozess. Wir haben uns bei der Erstellung auf neueste Markt- und Unternehmensanforderungen gestützt und so ein völlig neu überarbeitetes Konzept der Herangehensweise einer Ausschreibung zur Verfügung stellen können. Dabei war es uns sehr wichtig, unser Augenmerk auf Qualität statt Quantität in einer möglichen Ausschreibung zu setzen.“
Der 30-seitige Leitfaden behandelt zunächst alle wichtigen Schritte von der Vorbereitung der Ausschreibung (u.a. Mandate, Kosten-Nutzen-Analyse und Rentabilitätsrechnung, Vertragsarten, Rolle des Reisebüros / Support, Bezahldienstleister) über den Change Management Prozess der Einführung (u.a. Datensicherheit, IT-Integration) bis hin zur Weiterentwicklung (u.a. mobile Anwendungen, Door-to-Door). Das Zweite ist ein Fragenkatalog, der auf die unternehmensindividuellen Anforderungen an eine OBE eingeht. Er enthält darüber hinaus eine Logik, die zu einem individuellen Fragebogen für den Anbieter führt. Die Antworten auf die rund 280 Fragen geben dem Anbieter einen Überblick über die Anforderungen des Nachfragers. Gleichzeitig kann er hier seine Spezifikationen eintragen. Das Unternehmen erhält so eine standardisierte und damit vergleichbare Rückmeldung. Diese ausführliche RFP-Vorlage soll in einem zweiten Schritt automatisiert werden. Spätestens im Sommer 2015 will der VDR seinen Mitgliedern dieses Tool zur Verfügung stellen.