Die Vorteile einer Regelung von der Planung bis zu den administrativen Aufgaben nach der Reise in Form einer Reiserichtlinie zeigen sich in einer transparenten und effizienten Abwicklung. Aber darüber hinaus ermöglicht eine Reiserichtlinie auch nachhaltige Aspekte des Reisens besser einzuschätzen. Diese sollte unter anderem folgende Punkte berücksichtigen: Geschäfts- und Nachhaltigkeitsziele, Bedürfnisse der Reisenden, Budgets, Buchungskanäle und Abrechnungswege. Bei größeren Unternehmen mit über 250 Beschäftigten und darüber hinaus, hat sich der Einsatz einer Reiserichtlinie daher bei nahezu 80 Prozent der Firmen durchgesetzt. Dies verdeutlichen auch die Ergebnisse der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2023, die in ihrer jährlichen Abfrage das Reiseverhalten deutscher Unternehmen und Organisationen für das Jahr 2022/23 widerspiegelt.
Dabei ist eine Reiserichtlinie für die Auswahl bestimmter Leistungsträger von Bedeutung. Die Auswertung der VDR-Studie zeigt, dass insbesondere Sicherheit gefolgt von Servicequalität mit rund 95 Prozent heute wichtigste Faktoren bei der Entscheidung für die Wahl eines Anbieters darstellen. Ebenso werden Kontrollmöglichkeiten hochgeschätzt und sind für knapp die Hälfte aller Geschäftsreiseverantwortlichen in Deutschland laut Umfrage „sehr wichtig“. Nach Abwägung der vorherigen Punkte werden Nachhaltigkeitsaspekte bei der Auswahl der Angebote berücksichtigt. Erst danach entscheidet der Preis – so ist das günstigste Angebot lediglich für 28 Prozent der Befragten ausschlaggebend und für knapp 50 Prozent ist es „eher wichtig“ aber nicht maßgeblich für die Entscheidung eines Leistungsanbieters.
Um all diesen Bedürfnissen gerecht zu werden, bedarf es einer gut formulierten Reiserichtlinie in den Unternehmen. Solch eine Vorlage unterstützt sowohl die Geschäftsreiseverantwortlichen als auch die Business Traveller bei der Planung und Umsetzung einer Reise. Aber auch die Firmen profitieren durch konkrete Leitplanken von einer Zeit- und Kostenersparnis. Einsparungen bei den Reisekosten oder die Wahl des richtigen Verkehrsmittels können jedoch nur erzielt werden, wenn Richtlinien eindeutig formuliert sind und von den Reisenden eingehalten werden. Und auch Nachhaltigkeitsziele werden in Zukunft verpflichtend für alle zu berücksichtigen sein und sollten in einer Reiserichtlinie aufgeführt sein.
„Eine moderne, gut formulierte Reiserichtlinie gibt Orientierung, um verschiedene Aspekte wie Kosten, Nachhaltigkeit und vor allem Sicherheit berücksichtigen zu können. Sie unterstützt Geschäftsreisende dabei, jede Reise individuell ökonomisch und ökologisch ausgewogen zu planen“, so VDR-Geschäftsführer Jens Schließmann. Daher liefert der Geschäftsreiseverband Hilfestellungen im Sinne einer geschäftlichen Mobilität unter Berücksichtigung der Klimaziele. Auf der VDR-Website finden Reiseverantwortliche eine Checkliste mit allen wesentlichen Informationen.
Doch wie lassen sich Richtlinien so kommunizieren und veröffentlichen, dass die Geschäftsreisenden sie kennen und einhalten? Das ist das Kernthema des Online-Seminars „Reiserichtlinien – Kommunikation und Durchsetzung“ der VDR-Akademie. Für das Online-Seminar können sich Interessierte hier anmelden.
Quelle: Verband Deutsches Reisemanagement e.V. / Bild: Pixabay
