Leere Kassen im öffentlichen Sektor gepaart mit verstärkten Bemühungen um den Abbau von Bürokratie lenken den Blick auf einen bisher eher vernachlässigten Bereich: Dienstreisen. Immerhin rund zehn Prozent der Kosten, die in Deutschland insgesamt für Geschäftsreisen anfallen, gehen auf das Konto des öffentlichen Sektors, so die „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2006“. In absoluten Zahlen sind das 4,3 Milliarden Euro, die für Dienstreisen ausgegeben werden. 39 Prozent der Beschäftigten im öffentlichen Sektor, das sind rund 2,7 Millionen Personen, tätigten 2005 mindestens eine Dienstreise, so der Verband Deutsches Reisemanagement. 61 Prozent der Dienstreisen dienten einer Fortbildungsmaßnahme oder anderen Veranstaltungen wie Messen und Kongressen. Auch 2007 wird es Dienstreisen in ähnlichem Umfang geben, schätzen die Befragten.
Kein Wunder, dass sich das Augenmerk der Verantwortlichen auf Möglichkeiten der Kostensenkung richtet. Und hier gibt es einen Lernprozess: Sahen 2004 nur 16 Prozent der Befragten weiteres Potenzial für Einsparungen bei Dienstreisen, so hatte sich ihr Anteil 2005 mehr als verdoppelt (34 Prozent). Dabei sinkt die Bedeutung von herkömmlichen Methoden wie genauere Kontrollen etwa im Genehmigungsverfahren oder Abrechnungsprozess. 2005 waren derartige Aktionen bei jedem vierten Befragten die bevorzugte Maßnahme für zukünftige Kostensenkungen, 2006 nur noch bei jedem zehnten. Konstant an Bedeutung gewinnen hingegen innovative Maßnahmen zur Prozessoptimierung (2004: 1 Prozent, 2005: 7 Prozent, 2006: 11 Prozent).
61 Prozent der Befragten, die eine Wunschliste für bessere Unterstützung ihrer Aufgaben angegeben haben, erhoffen sich (mehr) elektronische Unterstützung im Dienstreise-Management. Beim Reiseantrag, der Reisebuchung und der Reisekostenabrechnung ist das schon vielerorts Realität: Jedes dritte Genehmigungsverfahren läuft mittlerweile papierlos ab. Das ist anteilig etwa doppelt so viel wie noch vor zwei Jahren. Und dass die Mitarbeiter im öffentlichen Sektor durchaus offen sind für neue Wege, zeigen die Ergebnisse der repräsentativen Studie „Öffentlicher Dienst“ von der DBV-Winterthur in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z. Institut und forsa. Demnach gibt eine Mehrheit der öffentlichen Beschäftigten an, bei der täglichen Arbeit selbst unter den ausufernden bürokratischen Vorschriften zu leiden. Fast neun von zehn Beamten klagen über bürokratische Vorschriften, mit denen sie sich auseinandersetzen müssen.
Was der öffentliche Sektor konkret tun kann, um Dienstreisen gut und kostengünstig durchzuführen, erfahren Sachbearbeiter und Führungspersonal der Verwaltungen auf Spezialseminaren der VDR-Akademie – Institut für Geschäftsreisemanagement. Dort geht es um die verschiedenen Einflussgrößen und ihre Auswirkungen, die gesetzlichen Grundlagen für die Reisekostenabrechnung sowie die Vorschriften zur Beschaffung von Dienstleistungen durch die öffentliche Hand. In einem zweiten Schritt werden Themen wie Bundesreisekostengesetz, Leistungseinkauf, Reisebürovereinbarung, Kreditkarteneinsatz, IT-Einsatz, Online-Buchung und Prozessoptimierung detailliert dargestellt und an Praxisbeispielen geübt. Angesprochen sind Mitarbeiter in den Bereichen Controlling, Haushalt, Personal, Organisation sowie Reisestelle.
Die Seminare „Travel Management für den öffentlichen Sektor“ finden am 7. Februar und 21. August 2007 in Frankfurt/Main statt. Dozent ist Diplom-Verwaltungswirt (FH)/Diplom-Betriebswirt (FH) Rainer Hoffstedde, der seit 2002 im Travel Management Team des Bundesverwaltungsamtes tätig ist. Die Seminargebühr beträgt 525 Euro (475 Euro für VDR-Mitglieder) plus Mehrwertsteuer. Weitere Informationen zu diesem Seminar erhalten Sie unter akademie@vdr-service.de oder per Telefon 069 69522922.
