Travel Management: Die intelligente Geschäftsreiseplanung

Geschäftsreisen sind oft nicht nur mit einem hohen zeitlichen, sondern auch mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand verbunden. Oftmals könnte eine Geschäftsreise wesentlich günstiger und effektiver vonstattengehen, wenn mehr Sorgfalt bei der Planung an den Tag gelegt werden würde. Mit intelligentem Travel Management lassen sich wichtige Ressourcen einsparen und die Kosten reduzieren. Was gilt es in diesem Zusammenhang zu beachten?
Nachholbedarf vor allem bei kleinen und mittleren Unternehmen
Travel Management ist nicht nur für große Unternehmen, sondern gerade für kleine und mittlere Betriebe interessant. Diese sind in Sachen Mobilität meist gut aufgestellt, in Bezug auf intelligente Kostensenkung besteht jedoch noch oft großer Nachholbedarf. Die Digitalisierung hat auch in Bezug auf Travel Management viele Dinge vereinfacht und verbessert. Durch moderne Software lassen sich Geschäftsreisen wesentlich effektiver und effizienter Planen. Doch was gilt es beim Travel Management zu beachten und wo liegen die entscheidenden Vorteile?
Reibungsläufe Abläufe sicherstellen
Professionelles Travel Management umfasst die Planung und Organisation vor, während und nach der Geschäftsreise. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Abläufe und Termine reibungslos ineinandergreifen. Durch eine anschließende Bewertung und Analyse der Reise lassen sich wichtige Rückschlüsse für zukünftige Geschäftsreisen ziehen. Wenn für diese Planungen keine Kapazitäten frei sind und man sich auch nicht selbst um die Organisation kümmern möchte, kann man auch auf einen externen Dienstleister, einen Travel Manager zurückgreifen. Dieser ist in erster Linie für Planungen und Buchungen zuständig und übernimmt unter anderem folgende Aufgaben:
– Vorbesprechung und Budgetplanung
– Beratung über Unterkünfte, Verpflegung und Transportmittel vor Ort
– Buchungen aller benötigten Flüge, Verbindungen und Fahrzeuge
– bei Bedarf Abschluss einer passenden Geschäftsreiseversicherung
– Organisation von Visa-Beantragung und sonstigen Dokumenten
– Bereitstellung aller notwendigen Unterlagen
– Hinweise zu landestypischen Bräuchen und Besonderheiten
– Beschwerdemanagement und Rückerstattungen
Je nach Bedarf kann der Leistungsumfang eines Travel Managers an die eigenen Ansprüche und Bedürfnisse angepasst werden. So kann er sich entweder um alle belange der Reise oder aber nur um Teilaspekte kümmern.
Wo liegen die Vorteile eines Travel Managers?
Ob und inwieweit die Dienstleistung eines Travel Managers benötigt wird, hängt immer auch von den zur Verfügung stehenden Kapazitäten ab. Sicherlich ist es problemlos möglich, eine Geschäftsreise (ob mit oder ohne Zuhilfenahme entsprechender Tools) zu planen und zu organisieren. Vielleicht kann diese Aufgabe auch das Sekretariat oder freie Mitarbeiter übernehmen. In Zeiten, in denen mehr und mehr Geschäftsvorgänge outgesourced werden, um langfristig Kosten zu sparen, sollte aber auch die Möglichkeit nicht außer Acht gelassen werden, das Travel Management von einem externen Dienstleister durchführen zu lassen. Insgesamt lassen sich die Kosten einer Geschäftsreise minimieren und der zeitliche Ablauf optimieren. So steht mehr Zeit für die eigentlichen Geschäftsvorgänge und Kernaufgaben des Unternehmens zur Verfügung.
Das Planen und Organisieren einer Geschäftsreise sollte gewissenhaft durchgeführt werden, nur so kann sie wie geplant verlaufen. Um diese Organisation zu erleichtern, bietet es sich an entsprechende Software zu nutzen. Entsprechende Programme können oftmals sogar kostenlos genutzt werden.
Folgender Link führt zu weiterführenden Informationen rund um das Travel Management.