Richtig kommunizieren spart Geld und erhöht Compliance

Vier von fünf Geschäftsreisenden (79 Prozent) geben an, dass die Reiserichtlinien ihres Unternehmens den größten Einfluss auf ihre Buchungsentscheidungen haben. Das ergab die Untersuchung „Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance“ der GBTA Foundation mit HRS. Einfache Nutzung (71 Prozent) sowie Kosten (70 Prozent) folgen auf den nächsten Plätzen.
Daneben zeigt sich, dass Unternehmen aufgrund mangelnder Information der Reisenden häufig doppelt für Zusatzleistungen zahlen, die sie bereits ausgehandelt hatten. Eine bessere Kommunikation zwischen Travel Management und reisenden Mitarbeitern kann helfen, diese Lücke zu schließen. Für die Studie wurden im Sommer rund 500 Geschäftsreisende aus Europa und Nordamerika befragt.
„Die Ergebnisse zeigen, dass Reisende das Richtige tun möchten. Unternehmen können sie dabei unterstützen, indem sie die Reiserichtlinie über die richtigen Kanäle und zur richtigen Zeit kommunizieren und auch das Feedback ihrer Mitarbeiter berücksichtigen,“ erklärt Tobias Ragge, CEO von HRS. „Bequeme, einfache Nutzung beeinflusst ebenfalls die Buchungsentscheidung der Reisenden – jenseits einzelner Tools sollten Unternehmen dabei den gesamten Prozess, von der Suche und Buchung bis zur Reisekostenabrechnung, im Fokus haben.“
Gezielte Kommunikation kann Kosten vermeiden
Der Blick auf die genutzten und verhandelten Zusatzleistungen zeigt zudem, dass Unternehmen in vielen Fällen für bereits verhandelte Services erneut zahlen, da diese von den Reisenden erneut gebucht werden. So ist etwa WLAN laut Travel Manager in 89 Prozent der Fälle bereits in der Hotelrate inkludiert, jedoch kauft mehr als ein Fünftel der Reisenden (22%) diese Leistung vor Ort zusätzlich ein. Eine gezielte Kommunikation der inkludierten Leistungen kann dabei helfen, diese Lücken zu schließen. Eine detaillierte Auswertung der von den Reisenden gewünschten und genutzten Leistungen kann zudem dabei helfen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit dem Reiseprogramm zu steigern.
Demographie des Unternehmens berücksichtigen
Die Studienergebnisse zeigen Unterschiede bei den bevorzugten Kommunikationskanälen in den verschiedenen Altersgruppen und Regionen auf. So kommt etwa die Kommunikation via E-Mail und via Intranet bei Mitarbeitern in Europa besser an als in den USA (gewünschter Kanal E-Mail: 53% [USA] vs. 60% [Europa]; Intranet 34% vs. 51%). Mitarbeiter zwischen 18 und 34 Jahren, die sogenannte Generation Y, hegte mit 55 Prozent deutlich häufiger den Wunsch nach persönlichen Meetings zur Erläuterung der Reiserichtlinie, als ihre Kollegen der Altersstufe 35-54 (35%) und 55+ (33%).
Zur Studie
Insgesamt wurden für die Studie „Travel Policy Communication: Understanding Disconnects and Increasing Compliance“ 492 Reisende befragt, je zur Hälfe in Nordamerika und Europa. Diese mussten Richtlinien unterliegen und mindestens viermal im Jahr auf Geschäftsreise sein. Die Studie gibt es auf: corporate.hrs.com/GBTA2016