Neues Werkzeug zur Online-Bearbeitung von Tagungs- und Veranstaltungsanfragen freigeschaltet
Die ersten fünfhundert Firmenkunden wurden jetzt von
HRS zur kostenlosen Nutzung von „Tagung-Online“ eingeladen. So heißt
das neue, von Hotel Reservation Service (HRS) entwickelte
Internet-Tool zur direkten elektronischen Bearbeitung von Tagungs-
und Veranstaltungsanfragen aller Art – seien es Seminare,
Konferenzen, Workshops, Vorstands-Meetings oder Empfänge.
„Tagung-Online“ setzt auf dem bewährten HRS-System auf,
erleichtert die Vorbereitung und Abwicklung, verschafft die aktuelle
Hotel- und Preisübersicht vor Ort, reduziert den administrativen
Aufwand, spart Arbeitszeit und Kosten. Die Nutzung von
„Tagung-Online“ ist für Kunden und für Hotels kostenlos. Das gilt
ebenso auch für „Gruppe-Online“ – zur Zeit noch im Test – für die
Bearbeitung von Gruppen-Reservierungen. Auch für die Hotels ist
„Tagung-Online“ ein Riesenschritt nach vorn, um Aufwand und Kosten
für dieses zwar renditekräftige, aber extrem aufwändige Geschäft
schon in der Anfragephase in den Griff zu bekommen.
Derjenige, der eine Veranstaltung plant, legt die
Rahmenbedingungen und die Preisvorgaben fest und „Tagung-Online“
liefert sofort greifbare Ergebnisse. Für das vorgesehene
Veranstaltungsdatum werden alle freien, direkt buchbaren Hotels im
HRS-System auf die Vorgaben hin überprüft und entsprechend mit den
aktuellen Preisen sortiert und angezeigt. Der Grad der
Übereinstimmung zwischen den Vorgaben und jedem einzelnen Hotel ist
an einer Skala ablesbar. Zusätzlich können die Hotels nach
Zimmerpreisen und den dargestellten Tagungspauschalen sortiert
werden.
Hotels, die nicht ganz zu den Vorgaben passen, sind farblich
abgesetzt und „Tagung-Online“ zeigt auch an, welche der geforderten
Merkmale fehlen. So kann ganz schnell entschieden werden, wie wichtig
fehlende Merkmale sind und ob ein Hotel dennoch für die geplante
Veranstaltung in Frage kommt – vielleicht hat ja Anderes in diesem
Falle Vorrang.
Aus den angezeigten HRS-Hotelangebot können maximal 4 Hotels
ausgewählt werden, für die automatisch eine Anfrage ausgelöst wird.
Das schafft eine überschaubare Anzahl konkreter Alternativen und
bietet diesen Hotels eine reelle Chance, für die geplante
Veranstaltung berücksichtigt zu werden. Von den ausgewählten Hotels
erhält der Kunde innerhalb von 48 Stunden eine Antwort per eMail.
Automatische Memo-Funktionen zur Einhaltung von Fristen sind für
diese Hotels eingebaut.
„Tagung-Online“ ist die geeignete Plattform, auf der die
speziellen Erfordernisse des Kunden mit den passenden Hotelangeboten
von HRS zusammengeführt und per eMail kommuniziert werden. Nach der
Entscheidung für ein Hotelangebot werden automatisch die Kontaktdaten
von Firma und Hotel ausgetauscht, denn der unmittelbare
Vertragspartner ist das Hotel, für das schließlich die Entscheidung
getroffen wurde. „Tagung-Online“ kontrolliert Optionstermine und
Stornierungsfristen automatisch und schickt dem Kunden rechtzeitig
eine Erinnerungs-Mail.
Mit „Tagung-Online“ behält der Veranstalter immer den Überblick:
Er weiß, welche Anfragen laufen, welche Angebote bereits vorliegen,
welches Angebot akzeptiert wurde und welche Angebote nicht in Frage
kommen. Standardanfragen können als Profil gespeichert werden.
„Tagung-Online“ ist für eine Bildschirmauflösung von 800 x 600
Pixel konzipiert. Mindest-Voraussetzungen: Internet-Browser Netscape
ab Version 7.0, Microsoft Internet Explorer ab Version 6.0
Registrierung und Anmeldung für „Tagung-Online“ sind jederzeit
kostenlos möglich. Danach können sofort Daten für eine konkrete
Veranstaltung – über „Gruppe-Online“ später auch für Gruppenbuchungen
– eingegeben werden. Die Registrierung für die Freischaltung
sämtlicher Funktionen ist erst vor der Anzeige geeigneter Hotels
notwendig, danach genügt die Anmeldung mit Benutzernamen und
Passwort.
