Kombination von Dienstreise und Privatvergnügen: Was erlaubt ist und was nicht

Die Businesskonferenz in Berlin, der Pitch in Paris oder die Messe in Mailand – laut einer deutschlandweiten Umfrage kombinieren immer mehr Reisende solche Geschäftstermine mit ein paar Tagen Urlaub oder einem freien Wochenende. Was man dabei steuerlich geltend machen kann und was nicht, zeigt das Buchungsportal hotel.de.
Eine attraktive Vorstellung: Den Businesstrip privat verlängern und den Fiskus an den Kosten dafür beteiligen. Die Idee, Privat- und Geschäftsreisen zu kombinieren und dabei Steuern zu sparen, gewinnt immer mehr an Popularität. Dies ist das Ergebnis einer deutschlandweiten Umfrage des gebührenfreien Buchungsportals hotel.de*. Mehr als 60 % der Businessreisenden verknüpfen ihren Geschäftstermin mit einem privaten Aufenthalt. Weitere 25 % der Befragten würden ebenfalls gerne berufliche Belange mit ein paar freien Tagen vor Ort kombinieren, allerdings stehen ihnen Richtlinien des Arbeitgebers oder steuerliche Hindernisse im Weg. Nur knapp 14 % der Geschäftsreisenden trennen Berufliches und Privates ganz strikt, nach dem Motto „Dienst ist Dienst und Schnaps ist Schnaps“.
„Wer flexibel agieren kann, legt seine Geschäftsreise oder den Termin mit Businesspartnern immer häufiger auf einen Freitag oder Montag, um das Wochenende für private Unternehmungen vor Ort zu nutzen“, verweist Ralf Priemer, Vorstand der hotel.de AG, auf die eigenen Umfrageergebnisse. Denn immerhin 71 % derjenigen, die den privaten und den geschäftlichen Anlass kombinieren, verlängern ihren beruflichen Aufenthalt möglichst um zwei Tage. Rund 22 % hängen zumindest einen einzelnen „Privat-Tag“ an den Geschäftstermin und 4 % sogar eine Urlaubswoche oder mehr.
Klare Steuervorteile – darauf müssen Geschäftsreisende achten
Urlaub auf Staatskosten? Das klingt wie Weihnachten und Ostern zusammen, ist allerdings nur machbar, wenn man gewisse Regeln einhält. Denn wer hier Steuern sparen will, sollte sich darüber im Klaren sein, dass das Finanzamt insbesondere bei Geschäftsreisen genau hinschaut. Generell sind die Reisekosten insgesamt nicht absetzbar, wenn der berufliche Anteil einer Reise unter 10 % liegt. Umgekehrt gewährt das Finanzamt den vollen Steuerabzug, wenn der Anteil der betrieblichen Veranlassung 90 % übersteigt. Bei allem, was zwischen diesen beiden Richtlinien liegt, gilt: Je höher der Anteil der beruflichen Notwendigkeit einer Reise, umso größer der prozentuale Anteil der Steuerersparnis.
Das bedeutet im Einzelfall: Wenn der Anlass der Businessreise den Abschluss eines Vertrages darstellt oder der Arbeitnehmer auf Veranlassung seines Chefs reist, dann können Fahrt- oder Flugkosten vollständig angerechnet werden, selbst wenn der Reisende seinen Aufenthalt privat verlängert – sofern sein Vorgesetzter damit einverstanden ist. Anders ist der Fall, wenn zwischen zwei wichtigen Geschäftsterminen ein oder zwei Tage „Luft“ liegen. Dann können nicht nur die Reisekosten, sondern auch die Hotelübernachtung komplett steuerlich geltend gemacht werden. Und das selbst wenn der Reisende die Brückentage zum Privatvergnügen nutzt. Hier wird das Finanzamt jedoch höhere Anforderungen an den Nachweis der beruflichen Veranlassung stellen.
Wichtig zu beachten: Geschäftsreisende sollten grundsätzlich alle Belege aufbewahren, wie beispielsweise Tickets oder Rechnungen von Messen und Seminaren. „Alle Belege, die den beruflichen Anlass dokumentieren, können hier von Bedeutung sein“, erläutert Ralf Priemer. Darüber hinaus sollten private Aufwendungen nicht mit der Firmenkreditkarte bezahlt werden, denn private Ausgaben und geschäftliche Spesen müssen klar voneinander abgrenzbar sein.
*Ergebnisse einer deutschlandweiten Umfrage unter hotel.de-Buchungskunden mit rund 2.000 Teilnehmern.