Hilfestellung für das Kostenmanagement von Reisen und Spesen

Carlson Wagonlit Travel (CWT) zeigt mit einer einfachen grafischen Aufgliederung – dem T&E Decision Tree – wie die Analyse und die Auswertung von Reisekosten und Spesen (Travel & Expense) erleichtert werden können. Denn Reisekosten und Spesen gehören für viele Unternehmen zu den größten Ausgabeposten – ein gutes Controlling nutzt also dem gesamten Unternehmen.
Allerdings macht das große Volumen der anfallenden Daten es schwierig, sie zu verarbeiten, zu managen und zu interpretieren.
Der T&E Decision Tree vereinfacht diese Aufgaben indem er einen direkten Blick auf die Möglichkeiten der Kosteneinsparung im Unternehmen bereitstellt. Unternehmensinterne Ausgabendaten sowie Daten von Geschäftsreisebüros werden Schritt für Schritt so verarbeitet, dass Schemata entstehen, die auf drei einfachen Fragen beruhen: Welche Produkte und Services werden eingekauft, wie und warum?
Die Ausgaben werden zur Analyse in fünf Kategorien eingeteilt:
1) Über Travel Management Companies gebuchte Services, darunter Flug, Hotel und Mietwagen;
2) Ausgaben für Zusatzleistungen, beispielsweise für Airline-Zusatzangebote oder für Navigationssysteme in Mietwagen;
3) Über andere Buchungskanäle als eine Travel Management Company gebuchte Leistungen;
4) Zusatzausgaben auf Reisen, etwa für Mahlzeiten, Taxifahrten oder Parken;
5) nicht reisebezogene Ausgaben, zum Beispiel Büromaterialien oder Kurzstreckenfahrten mit dem eigenen Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
Der T&E Decision Tree ermöglicht nicht nur einen strategischen Gesamtüberblick über Reisekosten und Spesen, er kann auch flexibel neue Unterkategorien verarbeiten, wo immer das gewünscht wird. Sobald Unternehmen die Handlungsfelder bestimmt haben, die sie genauer betrachten möchten, können sie den T&E Decision Tree nutzen, um:
– die Höhe von Reisekosten und Spesen an den Geschäftszielen auszurichten;
– für Entscheidungen im Travel Management die Gesamtkosten von Reisen heranzuziehen;
– die Ausgaben für Zusatzleistungen und Extras zu senken;
– und die Einhaltung der Reiserichtlinien zu verbessern.
Das Whitepaper zum T&E Decision Tree kann unter:
http://www.carlsonwagonlit.com/cwtsg/publications-and-media-centre/research-and-view-points/20151110-cwt-travel-expense-decision-tree.html
heruntergeladen werden.
Für das Whitepaper hat CWT ein Sample von 300.000 Transaktionen verschiedener Kunden ausgewertet. Für jede dieser Transaktionen wurden die Algorithmen erfolgreich angewendet. Obwohl die Zahlen und Ergebnisse dieses Whitepapers auf echten Unternehmensdaten beruhen, sind sie als Beispiele zu verstehen. Sie unterstützen die Simulation der Arbeitsweise und der typischen Ergebnisse des T&E Decision Tree. Jedes Unternehmens-Ausgabenprofil bringt natürlicherweise unterschiedliche Ergebnisse, was verschiedene Maßnahmen zur Optimierung von Reisekosten und Spesen erfordert.