Geschäftsreisen vor- und nachbereiten: 5 Tipps für unkomplizierte Abläufe
So gut wie jeder, der in der Vergangenheit eine Geschäftsreise geplant oder vorbereitet hat, weiß, dass es hierbei gilt, unterschiedliche Details zu berücksichtigen. Die gute Nachricht ist, dass es nicht zwangsläufig viel Zeit in Anspruch nimmt, alle wichtigen Schritte abzuarbeiten.
Wie so häufig ist es jedoch unerlässlich, sich im Vorfeld einen Überblick zu verschaffen – unabhängig davon, ob das Ziel der betreffenden Geschäftsreise im Inland oder im Ausland liegt. Obwohl selbstverständlich jede einzelne Geschäftsreise individuell betrachtet werden sollte, gibt es einige Tipps, die so gut wie immer dabei helfen, Abläufe unkomplizierter zu gestalten.
Die folgenden Abschnitte setzen sich mit wichtigen Schritten der Vorbereitung auseinander und zeigen, wie einfach es ist, die Planung einer Geschäftsreise in den Unternehmensalltag zu integrieren.
Tipp Nr. 1: Zeiten ganz einfach digital nachhalten
Auch im Rahmen einer Geschäftsreise gilt es, Zeiten zu dokumentieren. Immerhin haben Kunden ein Recht darauf, zum Beispiel zu wissen, wie lange ein Dienstleister an ihrem Projekt gearbeitet hat. Unternehmen, die keine Lust darauf haben, in diesem Zusammenhang auf handschriftliche Aufzeichnungen zu setzen, können sich überlegen, ihre Zeiterfassung einfach zu digitalisieren. Auf diese Weise ergibt sich nicht nur ein hoher Nutzerkomfort, sondern zudem eine überzeugende Übersichtlichkeit, die sich unter anderem dazu eignet, um als Nachweis Dritten gegenüber eingesetzt zu werden.
Tipp Nr. 2: Aus vergangenen Dienstreisen lernen
So gut wie jede Geschäftsreise birgt das Potenzial in sich, wichtige Rückschlüsse für die Zukunft zu ziehen. Möglicherweise hat das gebuchte Hotel besonders überzeugt? Eventuell empfiehlt sich eine andere Lage, um wichtige Ziele vor Ort schneller und unkomplizierter zu erreichen?
Um herauszufinden, was besonders gut und was weniger gut funktioniert hat, ist es wichtig, nach jeder Dienstreise Rücksprache mit den Reisenden zu halten. Aufgrund der Tatsache, dass Feedbackgespräche dieser Art häufig viel Zeit in Anspruch nehmen können, bietet es sich auch hier an, auf eine digitale Umfrage mit Multiple Choice zu setzen.
Tipp Nr. 3: Klare Regeln rund um Geschäftsessen und Co. kommunizieren
Geschäftsessen gehören bei so gut wie jeder Dienstreise dazu, wenn es darum geht, beispielsweise wichtige Details mit Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern zu klären. Es ist jedoch definitiv empfehlenswert, im Vorfeld gewisse Regeln festzusetzen. Der Umstand, dass die Ausgaben für Geschäftsessen das Vor-Pandemie-Niveau überschritten haben, zeigt, wie wichtig es vielen Unternehmen ist, im gemütlichen Rahmen zusammenzukommen, um Entscheidungen zu treffen.
Jeder Arbeitnehmer, der sein Gegenüber vor Ort einladen möchte, sollte jedoch im Vorfeld wissen, wie hoch das hierfür freigegebene Budget ist.
Tipp Nr. 4: Eine Abteilung / einen Ansprechpartner mit der Buchung von Geschäftsreisen beauftragen
Die Planung einer Geschäftsreise sollte nicht in Stress ausarten. Hierbei zeigt sich häufig, dass das Motto „Übung macht den Meister!“ nicht aus der Luft gegriffen ist. Oder anders: Diejenigen, die es gewohnt sind, in regelmäßigen Abständen Bahnverbindungen, Flüge und Hotels zu buchen, wissen nach einiger Zeit genau, worauf sie achten müssen.
Dementsprechend ist es sinnvoll, mit der Buchung einer Geschäftsreise einen einzelnen Ansprechpartner oder eine einzelne Abteilung beauftragen. Um auch neuen Mitarbeitern genau aufzuzeigen, an wen sie sich bei Fragen und Anmerkungen wenden können, kann es sich lohnen, auf effektive Visualisierungstechniken zu setzen. Somit ist beispielsweise auf den ersten Blick ersichtlich, welcher Mitarbeiter in der Personalabteilung für welche Mitarbeiternummern oder für welche Reiseländer zuständig ist.
Tipp Nr. 5: Video-Meetings gelegentlich als Alternative nutzen
So praktisch Geschäftsreisen sind: Selbstverständlich steht außer Frage, dass die regelmäßigen Abwesenheiten das zur Verfügung stehende Budget stark belasten können. Auch die Umwelt leidet selbstverständlich unter dem Emissionsausstoß, der von Flügen und Autofahrten ausgeht.
Dementsprechend ist es ratsam, als Unternehmen vereinzelt auf Video-Meetings und Telefonate als Alternative zu setzen. Wer es schafft, die richtige Mischung zwischen „vor Ort“ und „virtuell“ zu finden, kann auf unterschiedlichen Ebenen profitieren, ohne zwangsläufig auf das klassische Face-to-Face Gespräch und eine persönliche Note verzichten zu müssen.
Bild: Pixabay
