Unabhängig davon, ob es sich um einen Besuch des Firmensitzes auf der anderen Seite des Atlantiks oder die Präsenz auf einer Messe in der nächstgrößeren Stadt handelt – eine Geschäftsreise für die Mitarbeiter will gut geplant sein. Nur mit einem effektiven Geschäftsreisemanagement können Unternehmen Budget und Arbeitszeiten bestmöglich nutzen. Wir haben 4 Tipps für eine optimale Organisation zusammengestellt.
Tipp 1: Mitarbeiter als Unternehmensbotschafter sehen
Die Dienstreisenden sollten in der Lage sein, Zeitpläne auf Reisen einhalten zu können. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Reise so zu buchen, dass die Mitarbeiter bereits früher als zur festgelegten Zeit am Zielort eintreffen. Das verschafft einen Puffer für Verspätungen von Zügen oder Flügen. Im Idealfall ist das gebuchte Hotel in unmittelbarer Nähe vom Ort des Geschehens – vom Messegelände, Tagungsort oder dem Firmensitz des Kunden, der aufgesucht wird. Die Mitarbeiter sind auf der Dienstreise die Botschafter des Unternehmens. Daher sollte nicht nur auf Pünktlichkeit Wert gelegt werden. Es ist darüber hinaus von entscheidender Bedeutung, die notwendigen Softskills vor Reiseantritt zu optimieren und den Mitarbeitern entsprechende Kommunikationsstrategien und gegebenenfalls Landeskenntnisse zu vermitteln, um interkulturellen Missverständnissen vorzubeugen.
Tipp 2: Verantwortung abgeben spart Zeit und sorgt für Zufriedenheit
Unternehmen sind gut beraten, wenn sie ihre Mitarbeiter dazu befähigen, ihre Geschäftsreisen selbst zu organisieren. Spezielle Software für das Buchungsmanagement hilft dabei, dass die Unternehmensrichtlinien für Geschäftsreisen bei der Planung berücksichtigt werden. Zum einen sorgt die Option, die Dienstreise selbst zu organisieren, bei vielen Mitarbeitern für eine höhere Zufriedenheit auf Geschäftsreisen, weil sie in einem bestimmten Rahmen selbst entscheiden können, wo genau sie unterkommen und wann sie ihre Termine festlegen. Zum anderen wird ein Travel Manager überflüssig und die HR spart Arbeitszeit.
Wer ungern den Dienstreisenden selbst die Planung von Geschäftsreisen überlassen möchte und im Unternehmen auch keine anderen Mitarbeiter hat, die die Planung übernehmen können, kann ein Reisebüro beauftragen, das sich auf die Organisation von Geschäftsreisen spezialisiert hat.
Tipp 3: Checkliste für Dienstreisende zur Verfügung stellen
Besonders noch unerfahrene Mitarbeiter profitieren davon, wenn das Unternehmen eine Checkliste für die Reisevorbereitung zur Verfügung stellt. Eine solche Checkliste sorgt darüber hinaus für reibungslose Abläufe. Sie kann sowohl ganz pragmatische Tipps zum Reisegepäck beinhalten und sicherstellen, dass der Geschäftsreisende an alle wichtigen Ladegeräte, Adapter, Kreditkarten und Unterlagen denkt. Die Liste kann aber auch Reisetipps zu regionalen Umgangsformen, Währungen, Kontaktinformationen, Landesgesetzen, Handytarifen oder eventuell notwendigen Impfungen und Sicherheitsmaßnahmen geben oder auch Informationen zur Gestaltung von Meetings oder Geschäftsessen auf Reisen beinhalten.
Tipp 4: Zeiterfassung nicht vergessen und Arbeitszeiten berücksichtigen
Auch wenn grundsätzlich gilt, dass die Arbeitszeit auf der Geschäftsreise die gleiche Zeit wie am Arbeitsplatz ist, bringen Dienstreisen häufig Überstunden mit sich, die der Reisende bezahlt bekommen oder abbauen können sollte. Darum ist es besonders wichtig, auf eine korrekte Zeiterfassung zu achten. Spezielle Zeiterfassungstools können dabei hilfreich sein. Im Rahmen der Zeitplanung und Zeiterfassung sollte vor Reiseantritt mit den Mitarbeitern geklärt werden, ob auch die Reisezeit als Arbeitszeit genutzt wird. Wird im Flugzeug oder im Zug entspannt Musik gehört oder mit Kollegen geplaudert, zählt dies als Ruhezeit. Wird auf der Anreise oder auf der Rückfahrt ein Online-Meeting abgehalten, eine Präsentation ausgearbeitet oder eine andere Aufgabe für das Unternehmen übernommen, gilt diese Zeit als Arbeitszeit. Fährt ein Mitarbeiter mit dem PW auf Dienstreise und steuert das Fahrzeug selbst, gehört auch das zur Arbeitszeit. Viele Mitarbeiter arbeiten in Vollzeit und daher gelten die entsprechenden Arbeitszeiten auch auf der Dienstreise. Besondere Maßnahmen können gefragt sein, wenn Teilzeitmitarbeiter auf Reisen geschickt werden. Das Vorurteil besagt, dass Teilzeitmitarbeiter Dienstreisen scheuen, doch oft bedarf es einfach einer besseren Organisation. So kann ein Zuschuss für die Kinderbetreuung oder ein längerer Zeitraum für die Planung viel bewirken.
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