Einsparmöglichkeiten bei Geschäftsreisen

50,9 Mrd Euro werden jährlich in Geschäftsreisen investiert. Für viele Unternehmen ein immenser Kostenfaktor, der laut dem Deutschen ReiseVerband (DRV) häufig den viertgrößten Kostenblock im Unternehmen ausmacht. Dabei lassen sich die Kosten oft minimieren. Comtravo hat sich dazu Gedanken gemacht und stellt im folgeden acht Tipps zum Sparen vor, bei denen es nicht darum geht persönliche Kundentermine zu minimieren, denn über 90% der Unternehmen, sind trotz modernen Kommunikationsmittel davon überzeugt, dass persönliche Treffen unumgänglich sind, sondern um Kostenfallen zu meiden.
1.Reisen in der Wochenmitte
Können die Termine flexible gestaltet werden, sollten Reisetage vor und nach dem Wochenende und Feiertagen vermieden werden, da in diesen Zeiträumen auch viele Privatpersonen reisen, was die Preise automatisch nach oben treibt. Es empfiehlt sich die Termine in der Wochenmitte zu planen, als günstigster Reisetag gilt der Dienstag.
2. Bei Online Buchungen Cookies löschen
Bei der Online Buchung sollte immer der “Inkognito Modus” des Webbrowsers genutzt werden, um Preissteigerungen zu vermeiden. Anbieter beobachten über das Setzen von “Cookies” nämlich das Buchungsverhalten und den Aufenthaltsort ihrer Kunden und können dementsprechend Preise erhöhen. Digitale Buchungslösungen vermeiden Preissteigerung durch eine programmatische Abfrage der verschiedenen Ländertarife.Sie greifen auf sogenannte “Point of Sales” zu, d.h. auf Zugangspunkte im System für den jeweiligen Kontinent oder das jeweilige Land und vergleichen diese automatisch, um schließlich die beste Rate anbieten zu können. Dadurch wird vermieden, dass ein und derselbe Flug z.B. in den USA zu einem anderen Preis angeboten wird als in Deutschland.
3. Reiserichtlinien/Travel Policy einführen
Klar formulierte unternehmensinterne Richtlinien beeinflussen den Reisemittel-Einkauf und somit direkte Ausgaben, um bis zu 50%. In den Richtlinien sollte verankert werden, welche Verkehrsmittel, Buchungsklasse, Hotelkategorien und Buchungswege erlaubt sind. Auf konkrete Preisregelungen für einzelne Städte sollte jedoch verzichtet werden, da es zu Unübersichtlichkeit führt und keinen Mehrwert bringt.
4. Die Gesamtkosten im Blick behalten
Anstatt ausschließlich die Ticketkosten der Geschäftsreise zu betrachten, sollten die “Total Cost of Trip” optimiert werden. Dahinter steckt die Idee, nicht nur nach dem günstigsten Ticket zu suchen, sondern alle finanziellen Aspekte wie z.B. Gehalts-, Taxi- und Nahverkehrskosten eines Trips zu beachten. Das kann dann z.B. dazu führen, dass vermeintlich teurere, aber dem Zielort deutlich nähere Flughäfen, wie der London City Airport, gebucht werden. Eine Taxifahrt von Gatwick Airport ins Londoner Zentrum kostet nämlich ca. 65 Pfund versus 29 Pfund vom London City Airport.
5. Transparenz über Ausgaben schaffen
Es ist unumgänglich, dass ein regelmäßiges Reporting für die Reisekosten durchgeführt wird. Um den Überblick nicht zu verlieren sollten dabei wenige, aber aussagekräftige Größen beurteilt werden, z.B. Gesamtkosten, Anzahl der Reisen und Kosten und Umsatz pro Abteilung. Mit Hilfe des Reportings können Schwankungen verstanden werden, der Return on Investment lässt sich besser einschätzen und mittelfristig können so zukünftige Reisekosten optimiert werden.
6. Auf Firmenverträge zurückgreifen
Fast alle Fluggesellschaften bieten Firmenkunden ab einem bestimmten Reisevolumen Rahmenverträge an. Diese bieten ab einem festgelegten Jahresumsatz spezielle Konditionen an wie z.B. günstigere Flugpreise oder flexibles Umbuchen. Häufig ergeben sich im Rahmen dieser Verträge zusätzliche Benefits für den Reisenden. Das können z.B. der Lounge-Aufenthalt am Flughafen oder Meilensammel-Programme sein.
7. Firmen – Benefit Programme nutzen
Neben den Rahmenverträgen mit Fluggesellschaften gibt es weitere kostenlose Benefit Programme, die alle Firmen nutzen können. Lufthansa bietet z.B. das PartnerPlusBenefit Programm an. Nach einmaliger Anmeldung sammeln Reisende bei jedem Flug mit der Lufthansa oder Partner Airline Benefitpunkte, die dann in Freiflüge, Upgrades oder Rückvergütungen für die Firma eingetauscht werden können. Das PartnerPlusBenefit Programm ist also nicht identisch mit, sondern kann zusätzlich zum Miles and More Programm genutzt werden.
8. Geschäftsreisebuchung an Experten outsourcen
Geschäftsreisen intern zu buchen, zu managen und abzurechnen ist nicht nur kostspielig, sondern auch zeitaufwendig. Die Kosten einer einzelnen Hotelabrechnung belaufen sich auf bis zu 53 Euro und dauert im Durchschnitt 20 Minuten. Einen Großteil der Kosten und Zeit können durch Übergabe der Reisebuchung, Abrechnung und Reporting an einen professionellen Anbieter, reduziert werden. Besonders geeignet sind dafür moderne Anbieter, die mit Hilfe von automatisierten Prozessen, Einsparpotenziale von bis zu 30% garantieren. Im Gegensatz zu klassischen Reisebüros, die noch größtenteils manuell arbeiten, greifen moderne Anbieter auf Softwares zurück. Hinzu kommt, dass es immer wichtiger wird direkte technische Anbindungen an die Fluggesellschaften zu schaffen, um die besten Preise anbieten zu können.
Quelle: Comtravo