Egencia-Studie zur Organisation des Reisemanagements und den großen Zukunftstrends

Egencia hat in einer Studie unter Kunden aus Europa und Nordamerika untersucht, wie sich interne Organisationsmodelle des Reisemanagements auf das Buchungsverhalten auswirken.
Die Studie zeigt nicht nur, dass in Europa die zentralisierte Buchung über Reisekoordinatoren dominiert, sie erlaubt auch Rückschlüsse darauf, wie sich die Organisation der Geschäftsreisen in Zukunft gestalten könnte.
Europäische Unternehmen setzen auf zentralisiertes Reisemanagement – USA dezentralisiert
Die Egencia-Studie zeigt: Die zentralisierte Buchung über Reisekoordinatoren boomt. Nahezu 70 Prozent der nationalen Unternehmen in Europa (solche mit Sitz in nur einem Land) verwalten ihr Reisemanagement derzeit auf diese Weise. In Deutschland sind es über 60 Prozent. Multinationale Unternehmen hingegen (solche mit Niederlassungen in mehreren Ländern) tendieren in die entgegengesetzte Richtung: nur knapp 40 Prozent organisieren die Reisen ihrer Mitarbeiter über Reisekoordinatoren, der Rest setzt auf die Dezentralisierung des Reisemanagements und lässt jeden einzelnen selbst buchen. Im Gegensatz zum zentralisierten Modell, bei dem die persönliche Unterstützung des Reisenden im Vordergrund steht, zielt das dezentralisierte Modell eher auf eine Optimierung der Reisekosten ab.
Generell zeichnet sich ab: Je multinationaler ein Unternehmen aufgestellt ist, umso dezentralisierter ist die Reiseabwicklung. In Europa dezentralisieren 30 Prozent der Unternehmen ihr Reisemanagement. Ihre Reisenden machen 50 Prozent des europäischen Reisemarkts aus.
In Nordamerika sieht es komplett entgegengesetzt aus und es findet kaum eine zentralisierte Reiseabwicklung statt: International agierende US-Unternehmen lassen nahezu 100 Prozent ihrer Reisebuchungen von den Reisenden selbst vornehmen, bei national operierenden US-Unternehmen sind es 70 Prozent.
Zentralisiertes vs. dezentralisiertes Reisemanagement – Vorteile je nach Unternehmensausrichtung
Warum zentralisieren die meisten europäischen Unternehmen ihre Reservierungen über Travel Manager? Der Service, den Reisekoordinatoren ihren Kunden bieten, liegt vor allem in der Zeitersparnis. Sie übernehmen die gesamte Organisation und kümmern sich schnell und unkompliziert um Änderungen oder Stornierungen. Darüber hinaus kommen Reisende durch die Buchung via Reisekoordinator häufiger in den Genuss zusätzlicher Dienstleistungen wie zum Beispiel im Voraus bezahlte Hotels, Frühstück, kostenloses WiFi oder stressfreie Parkmöglichkeiten.
Das dezentralisierte Modell hingegen unterstützt die Unabhängigkeit der Reisenden, denn: wer viel reist, möchte dies am liebsten auf seine eigene Art tun. So buchen etwa 75 Prozent der so genannten „Road Warriors“ (Reisende mit über drei Reservierungen pro Monat) ihre Reisen selbst. Der Vorteil liegt in der niedrigeren Ausfallrate:
Selbstbucher stornieren ihre Reservierungen nur halb so oft wie Reisekoordinatoren. Sie reservieren 40 Prozent weniger „voll flexible“ Tickets (eine Option die Reisekoordinatoren gern nutzen, da sie gebührenfrei geändert und kostenfrei storniert werden können) und 30 Prozent mehr nicht umtauschbare und rückerstattungsfähige Tickets als Reisekoordinatoren, da sie ihre Termine kennen und wissen, welches Maß an Flexibilität möglich bzw. welcher Qualitätsstandard erforderlich ist. Dank spezieller Tools für eigenständige Reisearrangements von erfahrenen Geschäftsreisedienstleistern kann das Selbstbuchen zu großen Einsparungen für das Unternehmen führen. Aufgrund dieser Tools können sie mühelos und schnell die gewünschten Produkte finden und ihre Reservierungen völlig eigenständig finden.
Dezentralisiertes Reisemanagement – die Zukunftsvision für Europa?
Im Rahmen der Studie „Die Auswirkung interner Organisationsmodelle auf das Reisebuchungsverhalten“ von Egencia lassen sich drei große Bedürfnis- und Verhaltensmuster benennen, die auf ein stärker ausgeprägtes dezentralisiertes Buchungsmodell in der Zukunft deuten:
– Die Globalisierung schafft immer mehr international agierende Unternehmen, die es immer lieber sehen, wenn sich jeder Mitarbeiter um seine eigenen Reisebuchungen kümmern kann – mit Hilfe der richtigen Tools ein zeit- und kostensparendes Model.
– Reisende von heute (Generation Y) sind selbstbestimmter. Sie möchten schnelle, mobile Lösungen, individuelle Angebote, benutzerfreundliche Tools und mehr Kontrolle.
– Neue Technologien verändern nicht nur die Kommunikation, sondern auch das Reisebuchungsverhalten. Weltweit verwenden 75 Prozent ihr Smartphone oder Tablet während ihrer Reisen sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke. 40 Prozent nutzen es sogar, um eine Reise zu planen. Die zunehmende Bedeutung von „Consumerisation“ und stets „sein eigenes Gerät parat zu haben“ zeigt einmal mehr den Wunsch von Reisenden, autonom zu sein.
Die Globalisierung schafft immer mehr international agierende Unternehmen, die es immer lieber sehen, wenn sich jeder Mitarbeiter um seine eigenen Reisebuchungen kümmern kann – mit Hilfe der richtigen Tools ein zeit- und kostensparendes Model.
Reisende von heute (Generation Y) sind selbstbestimmter. Sie möchten schnelle, mobile Lösungen, individuelle Angebote, benutzerfreundliche Tools und mehr Kontrolle.
Neue Technologien verändern nicht nur die Kommunikation, sondern auch das Reisebuchungsverhalten. Weltweit verwenden 75 Prozent ihr Smartphone oder Tablet während ihrer Reisen sowohl für private als auch geschäftliche Zwecke. 40 Prozent nutzen es sogar, um eine Reise zu planen. Die zunehmende Bedeutung von „Consumerisation“ und stets „sein eigenes Gerät parat zu haben“ zeigt einmal mehr den Wunsch von Reisenden, autonom zu sein.
Die vollständige Studie („Die Auswirkung interner Organisationsmodelle auf das Reisebuchungsverhalten“) ist ab Mittwoch, 18. Juni 2014, als Download verfügbar unter: http://websitede.egencia.de/public/de/de/resources/white-papers/
Methodik: Die Daten dieser Studie stammen aus den Transaktionsdaten von 5190 Egencia-Kunden aus den folgenden 13 Ländern: Deutschland, Belgien, Kanada, Frankreich, Spanien, USA, Indien, Irland, Italien, Polen, Vereinigtes Königreich, Schweiz und Türkei.