DSGVO-konforme Besucher-Dokumentation und kontaktloser Check-In

Veranstalter stehen aktuell bei der Durchführung von Events als Folge der Covid-19-Krise vor vielen organisatorischen Herausforderungen. Der Fokus liegt aber immer auf der Minimierung des Infektionsrisikos durch gezielte Maßnahmen und die Nachverfolgbarkeit von Infektionsketten. Das Teilnehmer-Managementsystem der Agentur Kontrapunkt aus Hamburg liefert die Antwort auf die Frage, wie Veranstalter eine DSGVO-konforme Dokumentation von Anwesenden auf Live-Events gewährleisten können.
Bei der Erfassung der Personendaten geht es nicht nur um Informationen zu den eigentlichen Besuchern der Veranstaltung, sondern auch um alle Beteiligten im Hintergrund. Eine sichere und professionelle Lösung für den Bereich Teilnehmermanagement ist Voraussetzung für die Einhaltung der behördlichen Auflagen. Mit dem hauseigenen Kontrapunkt kon2 zur Verarbeitung von Teilnehmerdaten stellt Kontrapunkt eine Lösung vor.
„Unsere Online-Software zur Erfassung von Teilnehmerdaten haben wir bereits im Jahr 2001 entwickelt. Damit gehören wir zu den Pionieren in diesem Bereich. Seitdem haben wir die Software kontinuierlich weiterentwickelt und erweitert. Unsere Stärken liegen vor allem in der Flexibilität des Systems und der persönlichen Beratung“, berichtet Astrid Birkholz, Head of Guest-Management bei Kontrapunkt. „Wir passen die Programmierung individuell an die Bedürfnisse unserer Kunden an und fragen somit effizient immer genau die Informationen ab, die benötigt werden. In der aktuellen Situation ist neben der Erfassung der Teilnehmerdaten sicherlich auch unser Seating-Modul von großer Bedeutung – so kann jederzeit nachgewiesen werden, wer auf welchem Platz gesessen hat.“
Die Software bietet viele Möglichkeiten für die Kommunikation und Steuerung vor, während und nach der Veranstaltung. Vor dem Event steht die digitale und online-basierte Stammdatenverwaltung aller relevanten Personen im Fokus – inklusive Kontingentverwaltung, Unterteilungsmöglichkeiten in Gruppen für die Nutzung von Zeit-Slots, Abfragemöglichkeiten zur Kontrolle von Risikofaktoren oder auch die Option für einen Dokumentenupload, was für Nachweise oder Erklärungen sinnvoll ist.
Während eines Events übernimmt die Einhaltung der Auflagen eine wesentliche Rolle ein. Das Tool von Kontrapunkt ermöglicht sowohl die Einteilung der Gäste in Check-In Gruppen, kontaktlose Check-In Prozesse, eine Echtzeit-Dokumentation der anwesenden Personen, die Zugangskontrolle zu weiteren Bereichen der Location wie Workshopräume und die Sitzplatzzuweisung per interaktivem Seating-Tool.
Post-Event stehen Personendaten von Gästen und Mitarbeiter gemäß DSGVO zur Verfügung, die – falls erforderlich – an die zuständige Behörde übergeben werden können. Die vorhandenen Sitzpläne lassen sich zur Nachverfolgung möglicher Infektionsketten heranziehen.
Quelle: MICE-Business.de