Es gibt immer mehr Unternehmen, die erkennen, dass Freiberufler eine wertvolle Ergänzung für ihre Teams und Arbeiten sein können. Oftmals fehlen vielleicht spezielle Fachkenntnisse oder es gibt ein Projekt, das erledigt werden muss. Hier werden gerne Freiberufler genommen.
Was Unternehmen wissen sollten: Es gibt einige Dinge, die sie beachten sollten, damit die Zusammenarbeit legal, effizient und sicher ist. Gerade im Bereich Compliance gibt es einiges zu beachten.
Nachweise in der Verwaltung
Wie wir bereits sagten, ist Compliance ein sehr wichtiger Punkt, wenn ein Unternehmen international arbeitet und seine Mitarbeiter grenzüberschreitend einsetzt. Zum Beispiel ist die A1 Bescheinigung wichtig, wenn Mitarbeiter aus der EU in anderen EU-Ländern eingesetzt werden. Über die Bescheinigung wird nachgewiesen, dass der jeweilige Mitarbeiter in seinem Heimatland sozialversichert ist. So wird zum einen der legale Rahmen eingehalten, dass Sozialabgaben abgeführt werden. Zum anderen sparen sich aber auch Unternehmen und Mitarbeiter den Stress, dass vielleicht doppelte Abgaben abgeführt werden.
Wenn ein Unternehmen sich die Arbeit erleichtern möchte, dass ein System einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen gibt, kann es sich Compliance Management Tools zulegen.
Diese Tools organisieren und verwalten Dokumente. Sie erinnern an wichtige Fristen und kümmern sich auch um internationale Compliance-Regeln. WorkMotion und Remote sind nur zwei solcher Tools, mit denen ein Unternehmen sich seine Arbeit erleichtern kann.
Projektmanagement im Überblick
Wenn ein Unternehmen viele verschiedene Mitarbeiter als Freiberufler beschäftigt, können Aufgabenlisten sehr gut sein. Es gibt schon kostenlose Versionen wie Trello oder Asana, mit denen Teams weltweit zusammenarbeiten können. Diese Tools sind intuitiv bedienbar, haben Aufgabenlisten oder visuelle Boards und es ist einfach, jeden Fortschritt direkt zu sehen, denn es gibt automatische Logs.
Hier ist es auch möglich, dass Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden. Sie können hier Kommentare erstellen oder Daten zufügen, Dateien und Bilder anhängen. Danach kann die Aufgabe als erledigt markiert werden oder dem nächsten Mitarbeiter zur Weiterarbeit zugewiesen werden.
Moderne Kommunikation auf verschiedenen Wegen
Natürlich kann ein Unternehmen auch per E-Mail kommunizieren, wird aber schnell sehen, dass es umständlich und zeitintensiv ist. Besser sind Chat-Plattformen. Slack ist zum Beispiel eine solche Plattform, auf der sich die Mitarbeiter und der Leiter der Abteilung über Chat unterhalten können. Hier können auch Projekte und private Gruppen erstellt werden. Man kann Dateien miteinander teilen und sie mit anderen Anwendungen integrieren. Darüber hinaus kann man auch miteinander telefonieren und Video-Calls abhalten.
Zeiterfassung digital
Natürlich ist die Zeiterfassung ein wichtiges Thema, denn die Mitarbeiter müssen auch bezahlt werden. Hier gibt es auch verschiedene Tools, mit denen Arbeitszeiten erfasst werden und auch Abrechnungen erstellt werden können. Toggl oder Time Doctor sind nur zwei Beispiele, die wir geben möchten.
Gerade Time Doctor ist ein System, das über die einfache Erfassung von Stunden hinausgeht. Hier kann auch die Produktivität der Mitarbeiter überprüft werden. Man kann sehen, welche Apps oder Webseiten verwendet wurden. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit auch wirklich sinnvoll genutzt haben.
Datenschutz als oberste Priorität
Wenn Mitarbeiter von außerhalb des eigenen Netzwerks auf sensible Daten zurückgreifen, ist Datenschutz absolut wichtig. Oftmals nutzen die Mitarbeiter eigene Desktops oder Laptops. Hier muss sichergestellt werden, dass der Datentransfer sicher funktioniert und alle Daten verschlüsselt sind.
Zuerst einmal sollten sich Unternehmen um ein sicheres VPN kümmern, womit Daten verschlüsselt werden und so vor Zugriffen von Unbefugten geschützt werden. Tools wie ProtonMail liefern einen verschlüsselten E-Mail-Dienst. Passwörter können über Tools wie LastPass geschützt werden.
Gemeinsame Dokumente bearbeiten
Oftmals werden Dokumente geteilt, wenn mehrere Mitarbeiter zusammenarbeiten. Hier ist es wichtig, dass der Zugriff für alle sichergestellt werden kann und jeder Mitarbeiter in Echtzeit Änderungen an den Dokumenten sehen kann. Hier kann es sinnvoll sein, auf Tools wie Dropbox oder besser noch Google Workspace zuzugreifen. Hier können alle Daten geteilt werden.
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