Die 5 häufigsten Fehler bei Entsendungen ins Ausland

Mit der weiterhin steigenden globalen Vernetzung deutscher Unternehmen steigt auch der Bedarf, Mitarbeiter und ihre Expertise im internationalen Firmennetzwerk oder zur lokalen Unterstützung von Kundenprojekten zu entsenden. Zunehmend betrifft dies nicht nur Großkonzerne, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe aus zahlreichen Branchen, so z.B. im Bereich Maschinenbau, Automotive, industrielle Fertigung oder Financial Services.
Die auf das Gebiet der Arbeitsmigration spezialisierte Kanzlei Fragomen Global LLP hat im Folgenden die fünf häufigsten Fehler zusammengestellt, die den Erfolg von oftmals kostenintensiven Entsendungen gefährden und im Extremfall auch zu Mehrkosten führen,
Fehler #1: Bei Auswahl nur „harte“ Faktoren beachten
Einer aktuellen Befragung deutscher Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeiter entsenden, zeigte, dass die Identifikation und Auswahl von Kandidaten für Auslandseinsätze vorrangig der Unternehmens- oder Abteilungsleitung sowie der Personalabteilung zufällt.[1] Dort wird gerne auf Kandidat/innen zurückgegriffen, die das nötige Fachwissen, die richtigen Fremdsprachenkenntnisse und die gewünschte Berufserfahrung haben. Neben diesen ‚harten‘ Kriterien sollte unbedingt aber auch auf vermeintlich ‚weiche‘ Faktoren geachtet werden.
„Unter anderem achten Konzerne weiterhin viel zu selten auf den richtigen ‚Cultural Fit‘ bei Entsendungen“, weiß Dr. Axel Boysen, Partner bei Fragomen Global LLP. Dabei gehört die mangelnde Fähigkeit sich im Zielland einzugewöhnen zu den vorrangigen Gründen für das Scheitern bzw. den vorzeitigen Abbruch von Entsendungsprojekten. Hilfreiche Fragen bei der Auswahl sind: Wie resilient ist der / die Kandidat/in, um die Umbrüche und Belastungen eines solchen Wechsels zu verkraften? Wie ist die familiäre Situation und wie groß die Bereitschaft, ggf. längere Zeit von der Familie getrennt zu sein? Wie gut kann er oder sie sich an die gesellschaftlichen Gepflogenheiten im Zielland anpassen?
„Ganz entscheidend ist auch oft, ob der Lebenspartner mitkommt. Wenn ja, sollte geprüft werden, welche berufliche Perspektive derjenige im Zielland hat. Darf er oder sie vor Ort arbeiten? Ist andernfalls eine Zeit als Hausmann oder Hausfrau für ihn oder sie verkraftbar?“
Fehler #2: Ziele nicht definieren
Auslandsentsendungen können aus unterschiedlichen Gründen angestrebt werden. In der vorgenannten Studie des Ilos Institut wurde „Technologie- und Wissenstransfer an internationale Standorte“ von 87,1% der befragten Unternehmen als vorrangiges Ziel für Entsendungen angegeben. Mit je knapp 71% folgen Personalentwicklung, Vor-Ort-Betreuung internationaler Kunden und Aufbau neuer Tochtergesellschaften dicht dahinter.
Anforderungen und Erfolgskriterien dürften sich zwischen diesen Zielsetzungen erheblich unterscheiden. HR-Abteilungen und Entscheider im Unternehmen sollten unbedingt frühzeitig Klarheit über die Ziele einer Mitarbeiterentsendung schaffen und auf dieser Basis eine Kosten-Nutzen-Abwägung treffen.
„Auch wenn der Zeitdruck groß ist und schnell eine Lösung gefunden werden muss, sollten Unternehmensführung und Personalabteilungen sich für die klare Analyse des eigenen Bedarfs die Zeit nehmen“, rät Boysen. „So kann sich in diesem Prozess zum Beispiel zeigen, dass eigentlich statt eines Expats eher eine einheimische Person mit muttersprachlichen Kenntnissen und einem starken lokalen Netzwerk benötigt wird. Hier können unter Umständen ganz erhebliche Kosten eingespart werden.“
Fehler #3: Erwartungen nicht abstimmen
Ebenso entscheidend ist ein offener Austausch mit dem / der Mitarbeiter/in über die wechselseitigen Erwartungen. Was sind die messbaren Erfolgskriterien für das Placement? Wann und mit wem werden diese evaluiert? Eine Bewertung des realen Return on Investment (ROI) ist ohne methodische Evaluation unmöglich.
Essenziell ist auch, dass der / die Entsandte vorab eine klare Vorstellung davon hat, was erwartet wird und welche Vorteile die internationale Erfahrung ihm / ihr individuell bringt.
„Es lohnt sich, genau abzuklopfen, welche Vorteile die potenziellen Expats von dem Auslandseinsatz haben“, so Boysen. „Wenn damit beispielsweise ein Berufseinsteiger wichtige Pluspunkte für den eigenen Lebenslauf sammelt, kann das ein Argument sein, um einen geringeren finanziellen Aufwandsersatz zu vereinbaren. Wenn wiederum eine sehr erfahrene Person entsandt wird, müssen die finanziellen Anreize üblicherweise höher angesetzt werden. Entsprechend sollten die festgesetzten Leistungsanforderungen allerdings ebenfalls ambitionierter sein, um die Kosten zu rechtfertigen.“
Fehler #4: Kompensationsleistungen nicht einheitlich halten
Gerade kleinere Firmen, die nur vereinzelt Mitarbeiter im Ausland einsetzen, neigen dazu, jeweils Einzelfallentscheidungen zu treffen. Ein Fehler, wie Boysen weiß: „Uneinheitliche Regelungen führen früher oder später zu Schwierigkeiten. Wenn Expats sich untereinander austauschen und erfahren, dass beispielsweise die Kinder des Einen Schulgeld für die Privatschule erhalten, während die Kinder des Anderen eine staatliche Schule besuchen müssen, klingelt mit Sicherheit bald in der Firmenzentrale das Telefon. Wir empfehlen unseren Mandanten deshalb, möglichst früh grobe Leitlinien für Aufwandsersatz, Zuschüsse sowie weitere Entsendebedingungen zu definieren und für alle Beteiligten transparent zu machen.“
Fehler #5: Reintegration vernachlässigen
„In unserer Erfahrung, verlassen ehemalige Expats ungefähr ebenso häufig das Unternehmen, wie Daheimgebliebene“, so Boysen. Dabei ist allerdings zu bedenken, dass Entsendungen in der Regel dem Unternehmen zwischen zwei- und dreimal höhere Kosten verursachen als der Verbleib am heimischen Arbeitsplatz.
„Eine gelungene und proaktiv gesteuerte Reintegration ist essenziell, um Mitarbeiter dauerhaft zu binden“, so Boysen. „Oftmals scheitert das an vermeintlich einfachen Dingen“, sagt Boysen. Die Befragung des Ilos Institut macht deutlich: Die Expat-Funktionen sind bei 90% der befragten Unternehmen für die Vorbereitung des Auslandseinsatzes zuständig. Für die Rückkehr und Wiedereingliederung der Entsandten sind sie nur in knapp 35% der Konzerne zuständig. Stattdessen fällt die Verantwortung hier maßgeblich der Personalabteilung und den Mitarbeitern selbst zu. Boysen betont: „Die Entsandten sind hier unbedingt auch selbst gefragt. Kontakte zu den Kollegen und Personalverantwortlichen daheim zu pflegen heißt, dort weiterhin ‚auf dem Radar‘ zu bleiben und auf dem Laufenden zu sein, wenn es um Umstrukturierungen und relevante Stellenprofile geht.“
Quelle: Fragomen Global LLP