Datenschutzkonforme Neukundengewinnung auf Messen

Bei keinem anderen Marketinginstrument ist der Aufbau persönlicher Kontakte zu Kunden, Kooperationspartnern und den Medien so gut möglich wie bei Messen, erklärt der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. (AUMA). Dabei ist gerade die Neukundengewinnung für Aussteller eines der wichtigsten Ziele ihrer Messebeteiligung. Dementsprechend erheben Aussteller auf Messen viele personenbezogene Daten, so dass sich regelmäßig die Frage stellt, wie die neuen Kontakte datenschutzkonform genutzt werden können.
Wie entstehen Kontakte auf Messen?
In der Regel beginnt der Kontakt zum Neukunden mit einem persönlichen Gespräch mit dem Standpersonal. Im weiteren Verlauf kann es dann dazu kommen, dass der Besucher dem ausstellenden Unternehmen seine Kontaktdaten gibt. Das kann durch die Übergabe einer Visitenkarte erfolgen, durch die Aufnahme der Kontaktdaten in einen Leadbogen des Ausstellers oder durch eine elektronische Erfassung der Daten durch den Aussteller z.B. per Visitenkarten-Scan, direkte Eingabe in das Unternehmens-CRM oder Abscannen eines Besucherbadges. Allein die Übergabe einer Visitenkarte oder das handschriftliche Notieren von Kontaktdaten stellt noch keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten i.S.d. DSGVO dar, so dass hier das Datenschutzrecht nicht greift. Letztendlich werden die Daten jedoch regelmäßig in das elektronische CRM-System des Ausstellers aufgenommen, so dass auch hier die Kontaktdaten elektronisch erfasst werden. Werden einzelne Visitenkarten, sei es z.B. weil der Kontakt für das Unternehmen nicht interessant ist oder der Kontakt bereits vorhanden ist, nach der Messe entsorgt, ergeben sich für das Unternehmen keine datenschutzrechtlichen Pflichten.
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