Bei Geschäftstreffen einen positiven Eindruck hinterlassen

Souverän, charmant oder professionell: Beim Verfassen einer E-Mail bleibt genug Zeit, sich über den richtigen Ton Gedanken zu machen. Viele Arbeitnehmer fühlen sich jedoch verunsichert, wenn ihnen Kunden oder Kollegen zum ersten Mal von Angesicht zu Angesicht gegenüberstehen. Dabei gaben in einer aktuellen Umfrage der Crowne Plaza Hotels & Resorts 73 Prozent der Befragten an, dass Face-to-Face-Kommunikation der beste Weg ist, um ins Geschäft zu kommen.
(1) Um ihren Gästen professionell Unterstützung bei wichtigen Terminen zu bieten, arbeiten die Crowne Plaza Hotels & Resorts mit Monika Matschnig zusammen. Die Psychologin und Expertin für Wirkungskompetenz erklärt, wie man neuen Kunden und Kollegen positiv in Erinnerung bleibt.

1. Online recherchieren
Blind Dates werden im Geschäftsleben immer seltener: Jeder dritte Befragte der Umfrage gab an, neue Kontakte vor dem ersten Treffen zu googeln. „Bei der Vorbereitung auf ein Meeting mit einem neuen Kunden oder Kollegen hilft eine schnelle Internetrecherche“, sagt auch Monika Matschnig. Vor allem Profile in sozialen Netzwerken können viel über den Menschen verraten, der einem später gegenübersitzt. „Online lassen sich schon im Vorfeld Gemeinsamkeiten finden, die später den Smalltalk in Gang bringen“, so die Expertin. Aber Vorsicht: „Man sollte im Netz gesammelte Informationen nur sehr subtil erwähnen. Niemand wird gerne gegoogelt.“ Außerdem rät Matschnig, auch den eigenen digitalen Auftritt zu pflegen – zum Beispiel, indem man bei Portalen wie LinkedIn auf ein professionelles Profilbild achtet, seine Position nennt und nennenswerte Qualifikationen erwähnt.
2. Den richtigen Ort wählen
„Eine angenehme Atmosphäre hat maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg eines Meetings“, sagt Matschnig. Bei guten Locations gibt es meist auch einen Ansprechpartner, der für den gesamten Verlauf der Veranstaltung zur Verfügung steht. Für den Leiter des Termins ist es wichtig, sich mit dem Raum vertraut zu machen und vorab wichtige Fragen zu klären: Wo befinden sich Lichtschalter und Steckdosen? Wie funktioniert die Technik? Schreiben die Stifte für das Flipchart?
3. Mit Lieblingsliedern in Stimmung kommen
Die Expertin rät, sich bewusst kleine Rituale anzugewöhnen, die vor schwierigen Meetings für gute Laune sorgen: eine Tasse Tee trinken, ein Stückchen Schokolade naschen oder eine gut riechende Gesichtscreme auftragen. Und egal, ob Heavy Metal oder Helene Fischer: „Jeder hat Powersongs, die bei ihm sofort die Stimmung heben. Vor einem wichtigen Termin nehme ich mir immer noch ein paar Minuten Zeit für mich und höre einige meiner Lieblingslieder. Das entspannt und motiviert“, sagt Monika Matschnig.
4. Kleine Überraschung, große Wirkung
„Nutzen Sie das soziologische Prinzip der Gegenseitigkeit! Es sorgt dafür, dass wir uns unterbewusst verpflichtet fühlen, Gefallen, die uns getan werden, zu erwidern“, sagt Matschnig. Wer also zu Beginn eines Termins eine kleine Aufmerksamkeit erhält, ist seinem Gegenüber dadurch automatisch positiver gestimmt. Die Expertin rät zu kulinarischen Mitbringseln, wie einem Eis an heißen Sommertagen oder Plätzchen zur Weihnachtszeit. Diese sorgen nicht nur für einen netten Überraschungseffekt, sondern bieten auch einen idealen Smalltalk-Einstieg.
5. Pausen nutzen
Gleich geht es weiter – schnell noch E-Mails checken? Besser nicht, rät die Expertin: „Zwischen den offiziellen Teilen einer Besprechung ist die beste Zeit, um Beziehungen aufzubauen oder zu vertiefen. Die Gespräche, die in Pausen geführt werden, sind nicht selten ausschlaggebend bei wichtigen Deals“, so Monika Matschnig.
6. Smalltalk mit Stil
Wer ein lockeres Gespräch beginnen möchte, sollte darauf achten, offene Fragen zu stellen. So hat der andere gar nicht erst die Möglichkeit, nur mit einem kurzen Ja oder Nein zu antworten. „Oft muss man zum Einstieg etwas von sich preisgeben, damit der Gesprächspartner sich wohler fühlt“, sagt Matschnig. Neben dem Dauerthema Wetter kann auf Geschäftsreisen vor allem die Stadt, in der das Meeting stattfindet, für Gesprächsstoff sorgen: Insider-Tipps zu Restaurants oder Sehenswürdigkeiten werden nicht nur gerne gehört, sondern auch gerne gegeben.
7. Blickkontakt statt Smartphone-Scrollen
Wer ständig aufs Handy schaut, wirkt auf 28 Prozent der Befragten unprofessionell. Monika Matschnig rät, das Smartphone beim Geschäftstermin in der Tasche zu lassen: „Es ist respektlos, dem Gegenüber nicht seine volle Aufmerksamkeit zu schenken. Während eines Vortrags oder einer Diskussion sollte man die Augen ausschließlich auf den Redner und nicht auf sein Handy richten.“ Wer einen wichtigen Anruf erwartet, kündigt dies am besten frühzeitig an und führt das Telefonat außerhalb des Meeting-Raums.
8. Punkten beim Schlusstakt
„Aufgrund des sogenannten Rezenzeffekts spielt die Verabschiedung eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen“, so die Expertin. Denn bei einer neuen Bekanntschaft verhält es sich ähnlich wie bei einem Konzert, nach dem vor allem das letzte Lied zum Ohrwurm wird. Matschnigs Tipp: Dem Gegenüber tief in die Augen schauen, Danke sagen und noch einmal seinen Namen erwähnen – das zeigt Wertschätzung. „Ich schicke nach einem wichtigen Termin auch immer noch eine E-Mail oder hole mir telefonisch Feedback“, sagt Monika Matschnig. Ihr Credo: Der erste Eindruck zählt, der letzte bleibt.
(1) Alle genannten Ergebnisse stammen aus einer Online-Erhebung von YouGov Plc., die im August 2015 durchgeführt wurde. Befragt wurden 1.342 Erwerbstätige in Deutschland ab 18 Jahren. Die Zahlen sind gesichtet und repräsentativ.