Die zeitaufwändige Erstellung von Reisekostenabrechnungen ist laut einer aktuellen BCD Travel Umfrage unter 1.349 Geschäftsreisenden weltweit der größte „Pain Point“. Die Umfrage zum Thema Bezahlen und Abrechnen von Reisekosten befasste sich mit den Zahlungsmethoden, die Geschäftsreisende während der Reise verwenden, den damit verbundenen möglichen Herausforderungen sowie mit Tools, die den Prozess vereinfachen sollen.
Was die Zahlungsmethoden anbelangt, so verwenden 79% der Geschäftsreisenden eine Firmenkreditkarte. Andere Zahlungsmethoden sind persönliche Karten (26%), persönliches Bargeld (12%) und direkte Zahlungen des Unternehmens an Supplier durch Banküberweisungen oder Lodge-Karten (16%). Nur 1% der Reisenden verwendet eine virtuelle Karte, obwohl 26% diese Methode kennen. Die Umfrage ergab auch, dass jeder sechste Geschäftsreisende während einer Dienstreise schon einmal Opfer eines Kreditkartenbetrugs geworden ist, trotz getroffener Vorkehrungsmaßnahmen.
„Unternehmen, die vereinfachte Zahlungsmethoden für ihre Reisenden wünschen, sollten die Vorteile der automatischen Zahlungsabwicklung durch virtuelle Kreditkarten prüfen“, so Ajay Singh, Vice President, Digital Payment and Expense Products bei BCD. „Die virtuelle Zahlungsautomatisierung erleichtert die zentrale Bezahlung von Hotel- oder Mietwagenbuchungen. Sie generiert automatisch für jede Transaktion eine virtuelle Kartennummer zur einmaligen Verwendung und ordnet alle Kosten einer bestimmten Buchung zu. Dies erleichtert Reisenden nicht nur den Zahlungsvorgang, sondern verringert auch das Betrugsrisiko erheblich.”
Beim Thema Bezahlung ist die Einhaltung der Erstattungsrichtlinien (29%) die größte Herausforderung, gefolgt von der Zahlung von Reisekosten aus eigener Tasche (20%) und der Notwendigkeit, über Bargeld in der Landeswährung zu verfügen (20%). Der Abrechnungsprozess birgt für Reisende weitaus mehr Herausforderungen. Mehr als die Hälfte der Befragten geben an, dass der Zeitaufwand für die Erstellung von Spesenabrechnungen (63%) das größte Problem darstellt. Andere große Hürden sind das Sammeln von Papierbelegen (54%), das Sammeln von Belegen in verschiedenen Formaten (52%), das Aufbewahren von Belegen nach Beendigung der Reise (51%) und das Erfassen komplexer Kategorien wie Hotelübernachtungen mit separat bezahlten Mahlzeiten und anderen Nebenkosten (50%).
Bei Tools für die Reisekostenabrechnung finden Geschäftsreisende die Funktionen am wertvollsten, die Prozesse automatisieren. Wie zum Beispiel Reisebelege, die automatisch an die Reisekostenabrechnung angehängt werden (76%), Kreditkartentransaktionen, die automatisch mit den Reisekosten abgeglichen werden (72%), und Reisekostenabrechnungen, die bei der Buchung der Reise automatisch mit den Reisedaten vorausgefüllt werden (67%).
Die vollständigen Umfrageergebnisse finden Sie hier.
Quelle: BCD Travel / Bild: Pixabay
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