Was tun mit einer alten Reisekostenabrechnung, die in eine Akte gerutscht ist oder sich in der Schublade versteckt hat?, fragt sich SAP Concur und liefert gleich die Erklärung dazu. Ein Verpflegungsmehraufwand von mehreren Dutzend Euro, der mehr als ein Jahr zurückliegt und vergessen wurde: Nehmen Geschäftsreisende den finanziellen Verlust in Kauf und verteufeln die schlechte Organisation? Wahrscheinlich machen viele Mitarbeiter genau das. Vor allem, wenn die Reisekostenrichtlinien sehr strikt sind. Ein Blick ins Internet zeigt ihnen wiederum meist, dass die in Deutschland gesetzlich vorgeschriebene Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. Aber stimmt das auch? Und wie unterscheiden sich die gesetzlichen Regelungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz?
Die richtige Verjährungsfrist bei Reisekosten in Deutschland
Arbeitnehmer aus Deutschland müssen die Reisekostenabrechnung innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einreichen. Gesetzlich gilt laut § 195 BGB eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Meist wird die Frist jedoch vom Arbeitgeber festgelegt und mitgeteilt. Entsprechende Regelungen im Arbeitsvertrag oder Hinweise in selbigem auf eine geltende Reisekostenrichtlinie hebeln § 195 BGB aus. Allerdings dürfen die vom Arbeitgeber festgelegten Fristen drei Monate nicht unterschreiten. Reichen Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnung nicht innerhalb der vom Arbeitgeber festgelegten Frist ein, haben sie keinen Anspruch mehr auf Rückerstattung der verausgabten Kosten. Ist beispielsweise eine Verjährungsfrist von sechs Monaten verschriftlicht, muss diese gewahrt werden. Wer ältere Belege findet und einreichen möchte, hat Pech gehabt – das BGB hebelt mit § 195 die Regelung des Arbeitsvertrags nicht aus.
Der Arbeitgeber ist seinerseits verpflichtet, Geschäftsausgaben zurückzuerstatten, die gerechtfertigt und im Einklang mit den internen Reisekostenrichtlinien sind. Verweigert er dies, können Mitarbeiter rechtliche Schritte einleiten. Geschäftsausgaben sind zudem unter bestimmten Bedingungen von der Sozialversicherung befreit und für den rückerstatteten Betrag muss von Mitarbeiter keine Einkommenssteuer abgeführt werden.
Die gesetzliche Regelung zu Reisekosten in Österreich und der Schweiz
In Österreich beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist für Reisekostenabrechnungen ähnlich wie in Deutschland drei Jahre. Geregelt ist dies in § 1489 des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches (ABGB). Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit, kürzere Fristen von mindestens drei Monaten festzulegen. Diese Regelung muss im Arbeitsvertrag oder in Richtlinien des Unternehmens festgehalten sein. Die Verjährungsfrist beginnt in der Regel am Ende des Jahres, in dem die Kosten entstanden sind oder die Abrechnung hätte erfolgen sollen. Arbeitnehmer, die ihre Abrechnung nicht innerhalb der vorgegebenen Frist einreichen, verlieren ihren Anspruch auf Erstattung. Es ist daher ratsam, die betrieblichen Vorgaben genau zu prüfen, um keine Ansprüche zu riskieren.
In der Schweiz sind die Verjährungsfristen im Obligationenrecht (OR) geregelt. Im Vergleich zu Österreich und Deutschland gilt gemäß Art. 128 OR eine deutlich längere Verjährungsfrist. Für Reisekostenabrechnungen beträgt diese fünf Jahre und beginnt mit der Fälligkeit der Forderung. Sollte der letzte Tag der Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verlängert sich die Frist gemäß Art. 134 OR bis zum nächsten Werktag. Anders als in Österreich und Deutschland können diese Fristen nicht durch Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber verkürzt werden. Um das Einreichen aufgrund der langen Zeitspanne nicht zu vergessen und Probleme zu vermeiden, ist es wichtig, Abrechnungen rechtzeitig einzureichen. Besonders Papierbelege könnten sonst schnell zu einem großen Papierberg werden.
Während Deutschland und Österreich in puncto Verjährung flexibel sind, bietet die Schweiz mit ihrer längeren Frist mehr Sicherheit für Arbeitnehmer. In jedem Fall profitieren beide Seiten – Arbeitnehmer und Arbeitgeber – von klaren Richtlinien und einer zeitnahen Einreichung. Der Blick auf die Unterschiede zeigt: Wer die Details kennt, vermeidet Missverständnisse und unnötige Konflikte.
Fahrtkostenabrechnung automatisiert mit SAP Concur
Wie verhält es sich, wenn Mitarbeiter ihr privates Auto für Geschäftsreisen nutzen? Gerade bei Fahrten mit Privatfahrzeugen wird deutlich, wie wichtig es für Geschäftsreisende ist, ihre Ausgaben lückenlos zu erfassen – schließlich gibt es hier keine Belege, auf die sie zurückgreifen können. Daher ist eine Fahrtkostenabrechnung unverzichtbar. Viele Geschäftsreisende empfinden diese Aufgabe jedoch als mühsam, da sie oft kompliziert und zeitaufwändig ist. Sie müssen alle Etappen ihrer Reise in der Abrechnung berücksichtigen und im Voraus die vorgeschlagenen Routen sowie mögliche Umwege für jede Fahrt überprüfen – eine sorgfältige, sehr zeitintensive und wenig wertschöpfende Arbeit. Dank modernster technologischer Entwicklungen im Bereich des Geschäftsreisemanagements lässt sich diese Aufgabe jedoch automatisieren.
Aufschieberitis begrenzen und Ausgaben per App abrechnen
Während die Debatte zur Verjährung von Reisekostenabrechnungen komplex und die Fahrtkostenabrechnung zeitaufwändig ist, gibt es einen effektiven Weg, Mitarbeiter zu ermutigen, ihre Abrechnung zügig zu erledigen. Eine mobile Anwendung mit der Mitarbeiter ihre Ausgaben von ihrem Smartphone aus bearbeiten können, erledigt die Reisekostenabrechnung fast von selbst: Sobald ein Beleg vorliegt, machen Mitarbeiter ein Foto. Die Informationen werden umgehend ausgelesen und können der richtigen Abrechnung hinzugefügt werden. Durch die integrierte Software für die Fahrtkostenabrechnung werden auch diese effizient digital erfasst. Mit der Reisekosten App von SAP Concur können Geschäftsreisende so ihre Reisekostenabrechnung in wenigen Minuten erstellen.
Reiserichtlinien konkretisieren und optimieren
Unternehmen sollten nicht zögern, bei komplexen Fragen, die das Arbeitsrecht betreffen, die Unterstützung eines Rechtsanwalts oder Justiziars in Anspruch zu nehmen. Eine gut formulierte Reiserichtlinie ist für ein transparentes Kostenmanagement unerlässlich – dazu gehört die Vorgabe eines zeitlichen Rahmens, innerhalb dessen Reisekosten abgerechnet sein müssen. Eine Frist von sechs Monaten ist in den meisten Unternehmen üblich und empfehlenswert.
Mehr zu den Möglichkeiten der Reisekostenabrechnung mit SAP Concur gibt es hier.
Quelle: SAP Concur / Bild: Pixabay
