Wie treffe ich bei einer Reise intuitiv Entscheidungen, die neben Kosten und Komfort auch Umweltaspekte berücksichtigen? Zudem müssen Geschäftsreisen im Sinne der Unternehmensrichtlinien die Compliance-Anforderungen erfüllen. Wie kann es also gelingen, intuitiv und verantwortungsvoll zu verreisen? Hier kann „Traveller Engagement“ helfen, denn es lenkt und leitet Einkäufer und Reisende, um an entsprechender Stelle, die „richtige“ Entscheidung zu treffen und im Idealfall die nachhaltigste Alternative zu wählen.
Impulse zur Umsetzung bietet der aktuell veröffentlichte Leitfaden „Traveller Engagement“ des VDR-Fachausschusses Nachhaltigkeit – mit dem Fokus auf klimaschonende Geschäftsreisen. Im VDR-Webinar „Lunch & Learn“ haben Marina Hegemann (TouristMobile GmbH) und Sandra Jahn (VDR) für interessierte VDR-Mitglieder die wichtigsten Punkte zusammengefasst. Dabei machten sie deutlich, dass Maßnahmen nur nützlich sind, wenn sie konsequent und verständlich an die Reisenden beziehungsweise Einkäufer von Reiseleistungen vermittelt werden. Kommunikation ist bei der Steuerung ein wesentlicher Faktor für den Erfolg. Denn nur wenn ein entsprechendes Mindset unter den Mitarbeitern vorhanden ist, können nachhaltige Maßnahmen und eigenverantwortliches Handeln erfolgreich umgesetzt werden. Dies sollte auch im Unternehmen gelebt und gefördert werden.
Was ist Traveller Engagement und wie wird es umgesetzt?
„Traveller Engagement“ beschreibt die Interaktion und Beteiligung von Reisenden während des gesamten Reiseprozesses – angefangen bei der Entscheidung zu Reisen, über die Planung und Buchung, bis hin zur Durchführung und Abrechnung. Bei der Abfolge der einzelnen Schritte dient das VDR-Prozessmodell 8 Schritte zur klimaschonenden Geschäftsreise als Vorlage und zeigt auf, wie eine CO2-optimierte Reiseplanung aussehen kann.
Wichtig zum Planungsbeginn eines Business Trips ist die Abwägung pro oder contra. Hier sollte der Arbeitgeber die Steuerungsfunktion übernehmen und für die Mitarbeiter eine übersichtliche Entscheidungsmatrix zur Verfügung stellen – hierbei können KI-Tools unterstützen. Dabei kann die Interaktion beim „Traveller Engagement“ sowohl physisch als auch digital erfolgen. Zudem werden innovative Marketingtechniken genutzt, um Verhaltensweisen positiv zu beeinflussen und damit die Zufriedenheit der Reisenden zu steigern. Durch rechtzeitige und gezielte Informationen im Reiseprozess können Geschäftsreisende „smarte“ Entscheidungen treffen und dabei noch besser in die Vorgaben der Reiserichtlinien eingebunden werden. Informationen müssen dafür kontextbasiert in digitale Prozesse implementiert werden, um entlang der gesamten Reisekette als sogenannte „Data Snacks“ zur Verfügung gestellt werden zu können – am besten per App oder E-Mail. Diese Form, auch „Nudging“ genannt, trägt dazu bei, einfach und intuitiv nachhaltige Entscheidungen im Sinne von Umwelt- und Klimaschutz zu treffen. „Nudging works“, so Marina Hegemann. „Es ist das Tool, das Verhaltensänderungen optimal beeinflussen kann.“
Um im Bereich der Planung eine bessere Übersicht zu haben, hat der VDR-Fachausschuss Nachhaltigkeit einen Vergleich verschiedener Reiseketten erstellt und grafisch aufbereitet. Die Gegenüberstellung verdeutlicht, dass innerhalb Deutschlands die Bahn aus ökologischer Sicht nicht zu schlagen ist. Auf der Langstrecke bleibt das Flugzeug als Verkehrsmittel ohne Alternative – aber auch hier gibt es Wahlmöglichkeiten zwischen Eco, Premium Eco oder Business. Dabei sollte laut Sandra Jahn bei der ganzheitlichen Planung die Reisezeit nicht aus den Augen verloren werden. Denn insbesondere bei geschäftlich bedingten Reisen sind auch die Faktoren Zeit und Kosten ins Verhältnis zu setzen.
„Generell ist es wichtig, möglichst viele Informationen transparent zu machen, um die Geschäftsreisenden in die Lage zu versetzen, klimaneutrale Optionen zu wählen. Denn nur durch eine aktive Einbeziehung der Reisenden schafft man die notwendige Motivation, die entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung ist“, so Marina Hegemann. Wichtige Faktoren seien ebenfalls das „Wording“ und „Timing“ – die Praxis hätte laut Expertin gezeigt, dass wichtige Botschaften im Idealfall drei bis fünf Tage vor der Reise an die Reisenden gesendet werden sollten. Zudem können optische, farbliche Reize einen großen Einfluss auf die Auswahl haben. Aber auch Lob und Anerkennung sind äußerst förderlich bei den Entscheidungen, die die Reisenden im Sinne einer nachhaltigen Geschäftsreise treffen.
Wie übertrage ich nun die Theorie in die Praxis und wo im Reiseprozess kann ich welche Maßnahmen einsetzen? Dazu hat der VDR-Fachausschuss Nachhaltigkeit eine umfangreiche Arbeitsvorlage Traveller Engagement (Nur für Mitglieder) erstellt.
Umfangreiche Informationen zum Thema gibt es hier.
Quelle: Verband Deutsches Reisemanagement e.V.
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