Trotz des zunehmenden Trends zur Remote-Arbeit und virtuellen Zusammenarbeit bleiben persönliche Treffen ein unverzichtbarer Bestandteil von Arbeitsprozessen – und gewinnen sogar deutlich an Relevanz: 77 Prozent der Veranstaltungen sollen zukünftig in Präsenz stattfinden. Unternehmen buchen 53 Prozent ihrer Meetings in externen Locations wie zum Beispiel Hotels oder Working Spaces, um ausreichend Abstand zum Tagesgeschäft sicherzustellen. 86 Prozent der externen Meetings werden dabei bevorzugt in flexiblen Coworkingspaces gebucht. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie über die Veränderungen der Arbeits- und Meetingkultur in Unternehmen, die von Design Offices und HRS bei Drees & Sommer in Auftrag gegeben wurde. Befragt wurden sowohl Meetingplaner als auch Teilnehmer.
Die Ansprüche und Erwartungen an Präsenzmeetings in den Unternehmen sind hoch. Dabei bestimmen drei zentrale Faktoren den Erfolg: Qualität, Effektivität und Inspiration. Laut den Befragten steigt die durchschnittliche Zeit von Präsenzmeetings von 60 Minuten auf bis zu vier Stunden. Einzelne Meetings werden sukzessive länger und inhaltlich gewichtiger, das erfordert eine hohe Aufenthaltsqualität in den Innen- und Außenräumen. Daher verlieren unternehmensinterne Räume aufgrund mangelnder Eignung und Attraktivität teilweise an Bedeutung. Besonders wertvoll ist laut Aussagen der Befragten der Atmosphärenwechsel, denn die Ergebnisse seien außerhalb gewohnter Räumlichkeiten deutlich effektiver und insbesondere kreativer.
Im Durchschnitt plant jede Führungskraft mindestens ein Präsenzmeeting pro Woche. Dafür benötigen Führungskräfte mehr Zeit und Kapazitäten, um sich auf die Inhalte der Meetings und deren erfolgreichen Verlauf zu konzentrieren. Das bedeutet gestiegene Anforderungen nicht nur an Raum und Setting, sondern vor allem an die inhaltliche Vorbereitung.
Bei der Wahl des Veranstaltungsortes bevorzugen 90 Prozent der Befragten Innenstadtlagen. Zeitersparnis durch kurze An- und Abreisezeiten sowie die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind aus Sicht der Befragten entscheidende Argumente. Innenstadtlagen bieten zudem attraktive Zusatzangebote für Rahmenprogramm und für Socializing, das für die Befragten um 60 Prozent wichtiger geworden ist.
In der Fokusgruppe der Event- und Meetingplaner zeichnet sich ein höherer Anspruch an die Organisation von Veranstaltungen ab. 71 Prozent der Planer wollen flexible Flächenangebote nutzen, mit dem Wissen, dass Kollaboration anstelle von Frontalbeschallung Teamergebnisse kreativ fördert. Sie erwarten professionellen Support, der sie von Routinearbeiten entlastet und gleichzeitig das Niveau aller Rahmenbedingungen steigert. Faktoren wie ein kompetenter Ansprechpartner als zuverlässiger Rundum-Service, hochwertiges Catering sowie Plug & Play bei Räumen und Technik spielen für Planer die entscheidende Rolle.
Aus den Erkenntnissen der Studie hat Design Offices einen Workshop konzipiert, der sich mit der Eventorganisation in der neuen Arbeitswelt befasst und Unternehmen einen Leitfaden mit Fokus auf eine MICE-Gelinggarantie an die Hand gibt. Zielgruppe des Workshops sind Eventplaner aus Unternehmen und Agenturen. Die Workshops bieten wertvolle Einblicke und praktische Tipps für die Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen, die sowohl den Anforderungen der modernen Arbeitswelt als auch den Erwartungen der Teilnehmer gerecht werden.
Die Teilnahme an den Workshops ist kostenlos und offen für alle Interessierten. Weitere Informationen und Anmeldungen auf der Website von Design Offices.
Die vollständigen Studienergebnisse im Format eines Studiendokuments können kostenlos per E-Mail (info@designoffices.de) bei Design Offices angefordert werden.
Quelle: Design Offices / Bild: Pixabay
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