Immer häufiger liest man von Streiks an Flughäfen, wobei man hofft, dass der eigene Flug davon nicht betroffen ist. Jedoch muss man dadurch vermehrt mit Ausfällen und großen Verspätungen rechnen. Gerade für wichtige Außentermine und Geschäftsreisen kann dies zu Problemen und Unannehmlichkeiten führen, weshalb Dienstreisen zunehmend mit Autos angetreten werden. Dabei fallen klarerweise Kosten an, die man aber teilweise vom Finanzamt zurückerstatten kann. Dafür ist allerdings das Führen eines Fahrtenbuchs notwendig, bei dem es ein paar wichtige Dinge zu beachten gibt, damit es von der jeweiligen Prüfstelle auch akzeptiert wird. Was man daher darüber wissen muss, wird im Folgenden erklärt.
Wofür braucht es ein Fahrtenbuch?
Damit man angefallene Kosten, aufgrund der Nutzung eines Dienstautos, bei der betrieblichen Steuererklärung absetzen kann, braucht es ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch. Dieses stellt bestenfalls eine lückenlose Aufzeichnung aller getätigten Fahrten dar, wobei man dadurch erkennt, welche Strecken privat oder aus unternehmerischen Gründen zurückgelegt wurden. Denn am Ende dürfen nur jene Fahrten steuerlich geltend gemacht werden, bei denen die Arbeit auslösend war.
Hinweis:
Ein Fahrtenbuch ist nicht mit der Kilometerpauschale zu verwechseln, da sich dieser Pauschalwert auf den Gebrauch eines privaten PKWs bezieht.
Grundsätzlich ist aber kein Angestellter dazu verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen. Manchen ist dies zu zeit- und arbeitsaufwändig, weshalb sie lieber von der sogenannten 1-Prozent-Regel Gebrauch machen. Dabei handelt es sich um einen Pauschalwert, der an das jeweilige Fahrzeug angepasst ist. Allerdings muss einem hierbei bewusst sein, dass man schlussendlich einen deutlich geringeren Steuervorteil bekommt, im Vergleich zum Fahrtenbuch.
Was muss man beim Führen eines Fahrtenbuchs beachten?
Vor allem bei der Prüfung des Fahrtenbuchs ist das Finanzamt besonders genau, da dieses Dokument zu den objektiv nachprüfbaren Unterlagen gehört. Das bedeutet, dass bei auftretenden Unstimmigkeiten das Fahrtenbuch zur Gänze abgelehnt werden kann und automatisch die 1-Prozent-Regel in Kraft tritt. Damit dieser Fall nicht eintrifft und die gesamte Arbeit umsonst war, sollte speziell auf diese drei Dinge Augenmerk gelegt werden:
1. Zeitnahe und lückenlose Protokollierung
2. Wahrheitsgetreues Eintragen der Kilometerstände
3. Aufbewahren von Tankrechnungen und weiteren Belegen
Noch dazu muss das Fahrtenbuch einer vorgeschriebenen Form entsprechen, da so das nachträgliche Ändern und Fälschen ausgeschlossen werden kann. Daher sind unter anderem die folgenden Kriterien zu erfüllen:
– Eine geschlossene und gebundene Form, sprich ein Buch
– Festhalten des Datums
– Anfangs- und Endstand der Kilometeranzahl
– Jeweiliges Reiseziel und gegebenenfalls den Anlass der Fahrt
– Gefahrene Route
Um ein Fahrtenbuch daher so lückenlos und wahrheitsgetreu wie möglich zu führen, ist ein zeitnahes Eintragen sämtlicher Informationen sehr empfehlenswert. Dadurch sinkt nämlich ebenso das Risiko, dass dieses Dokument vom Finanzamt abgelehnt wird, sehr. Allgemein sollte man sich als Mitarbeiter regelmäßig über solche Vorgaben und Kriterien informieren, da es hin und wieder zu Änderungen kommen kann. Zudem sollte man auch über weitere Zuschüsse und Vorteile, wie den Grundfreibetrag 2023, Bescheid wissen und nutzen.
Welche Möglichkeiten gibt es, ein Fahrtenbuch zu führen?
Prinzipiell bieten sich jedem, der sich dazu entschlossen hat, ein Fahrtenbuch zu führen, die Optionen eines digitalen oder eines handschriftlichen Fahrtenbuchs. Dabei ergeben sich die folgenden Vor- und Nachteile:
Handschriftlich
Vorteile
– Zeitnahes Eintragen möglich, da man jederzeit darauf Zugriff hat
– Keine Probleme bei technischem Ausfall
Nachteile
– Verlust des Fahrtenbuchs und Belegen
– Probleme bei der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht
Digital
Vorteile
– Kein Verlust von Aufzeichnungen und Belegen
– Leichteres Einhalten der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht
– Automatisierungen
Nachteile
– Nur gewisse Softwares werden anerkannt
– Anfallende Kosten der Software
– Regelmäßige Backups vonnöten
Bei der handschriftlichen Variante werden einzig und alleine nur gebundene Bücher akzeptiert, wobei man ein digitales Fahrtenbuch mittels diesen 3 Möglichkeiten erstellen kann:
1. Navigationssystem:
Somit werden zurückgelegte Strecken erfasst und die gespeicherten Daten können im Handumdrehen in ein elektronisches Fahrtenbuch übertragen werden.
2. App:
Auf diese Art und Weise lassen sich Fahrten ebenfalls tracken und auf ein entsprechendes Medium übertragen.
3. Komplettanbieter:
Dabei werden nicht nur Informationen mittels einer im Fahrzeuginneren montierten Hardware festgehalten, sondern gleichzeitig wird alles, unter Verwendung einer Software, sorgfältig protokolliert.
Dank dieser technischen Erweiterungen lassen sich Arbeitsschritte automatisieren, wobei man sich als Mitarbeiter viel Arbeit und Zeit sparen kann, weshalb sich immer mehr Angestellte davon einen Nutzen machen.
Fazit
Selbst wenn ein Fahrtenbuch für den jeweiligen Mitarbeiter mit viel Aufwand verbunden ist, kann man stark davon profitieren. Denn so kann bei der betrieblichen Steuererklärung eine Rückerstattung der angefallenen Kosten beantragt werden. Als Alternative bietet sich andernfalls noch die sogenannte 1-Prozent-Regel an, die zwar um einiges einfacher durchzuführen ist, jedoch im Verhältnis zum Fahrtenbuch zu einer geringeren Auszahlung führt. Damit allerdings ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, muss es ordnungsgemäß und wahrheitsgetreu geführt sein und einigen Kriterien entsprechen. Andernfalls kann es passieren, dass das Dokument abgelehnt wird und automatisch die 1-Prozent-Regel in Kraft tritt. Mittlerweile können sich Angestellte sogar zwischen einem handschriftlichen oder digitalen Fahrtenbuch entscheiden. Besonders die zweite Variante bringt einige Vorteile, wie unter anderem Automatisierungen und in Folge Zeit- und Arbeitsersparnisse, mit sich.
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