Geschäftsreisen sind wichtig, jedoch können sich häufige Dienstreisen zu einem erheblichen Kostenfaktor im Unternehmen entwickeln. Eine effiziente Reiseplanung kann dabei helfen, dienstliche Reisen besser zu organisieren und hohe Reisekosten zu vermeiden.
Dienstliche Reisen frühzeitig planen
Persönliche Treffen mit den Geschäftspartnern sind oft unumgänglich. Dass Geschäftstermine vor Ort stattfinden, hat seine Gründe. Oft besteht die Möglichkeit, geschäftliche Termine flexibel zu gestalten, sodass Reisen an Wochenenden und Feiertagen vermieden werden können. In der Wochenmitte sind die Kosten für Flug und Unterkunft oft geringer als am Wochenende. Darüber hinaus ist es sinnvoll, mit der Reiseplanung für eine Dienstreise so früh wie möglich zu beginnen.
Häufig führen Geschäftsreisen ins Ausland, sodass neben Flug- und Hotelreservierungen auch andere Formalitäten berücksichtigt werden müssen. Da zwischen Deutschland und der Schweiz gute Wirtschaftsbeziehungen bestehen, ist das Land häufig Ziel geschäftlicher Reisen. Da Geschäftsreisende meist hohe Ansprüche an ihre Unterkunft haben und zudem Meetings mit Geschäftspartnern oft im Hotel stattfinden, sollte bei der Planung einer Dienstreise auf jedes Detail geachtet werden. Wenn für eine Übernachtung Luzern in Erwägung gezogen wird, gilt es, zum einen die Ansprüche an Komfort zu berücksichtigen und andererseits darauf zu achten, dass sich das Hotel möglichst in unmittelbarer Nähe zum Stadtzentrum befindet. Neben der Zimmerausstattung spielen auch der Service sowie die zusätzlichen Leistungen wie etwa das Vorhandensein von Banketträumen oder eines Wellnessbereichs eine große Rolle. Zu den weiteren Kriterien, die ein Hotel erfüllen sollte, zählen eine möglichst große Auswahl an Zimmerkategorien, freies Upgrade in eine höhere Zimmerkategorie sowie ein kostenfreier Early Check-in und Late Check-out. Wenn ein Business-Meeting geplant ist, sollte man sich bereits vorab nach verfügbaren Tagungsräumen erkundigen und entsprechende Angebote einholen. Führende Hotels bieten oft einen Rundum-Service inklusive Eventberatung und Rahmenprogramm an.
Gibt es Sparpotenzial bei Reisen aus geschäftlichen Gründen?
Da geschäftliche Termine auch plötzlich abgesagt oder verschoben werden, ist Flexibilität bei der Reiseplanung gefragt. Oft müssen spontan Alternativtermine organisiert werden. Wird für die Dienstreise ein Firmenfahrzeug genutzt, ist die Terminänderung nur für das Fuhrparkmanagement von Bedeutung. Falls die Reiseplanänderung jedoch auch Flug und Unterkunft betrifft, müssen Lösungen gefunden werden. Kosten und Effizienz dienstlicher Reisen sollten in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Oft besteht die Möglichkeit, bei dienstlichen Flugreisen zwischen mehreren Flughäfen zu wählen, sodass Kosten eingespart werden können. Gleichzeitig muss auch die Anreise zum Flughafen berücksichtigt werden. Unternehmensinterne Reise-Richtlinien können die Planung von Dienstreisen erleichtern, vorausgesetzt, alle Mitarbeiter sind über die im Unternehmen geltenden Dienstreiseregeln informiert.
Auf konkrete Regelungen für einzelne Städte sollte allerdings verzichtet werden. Abhängig vom Reisetermin können die Reisekosten sehr unterschiedlich ausfallen. Während Messen, Ausstellungen und anderer Großveranstaltungen ist meist mit höheren Übernachtungskosten zu rechnen. Auch dieser Aspekt sollte bei der Dienstreiseplanung beachtet werden. Um sicher zu reisen, empfiehlt es sich, bei einer Geschäftsreise unterwegs auch hygienische Vorschriften zu berücksichtigen. Grundsätzlich gibt es bei jeder Dienstreise Sparpotenzial. So bietet es sich an, die Fahrtkosten zu reduzieren, indem mehrere Mitarbeiter gemeinsam ein Firmenauto nutzen. Wird in einem Hotel übernachtet, das über eigene Parkplätze verfügt, können Parkgebühren gespart werden. Bei Anreise mit Bus und Bahn können oft Ermäßigungen in Anspruch genommen werden, wenn die Reisebuchung frühzeitig erfolgt.
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