Ein erfolgreiches Kostenmanagement im Unternehmen hat nicht nur die direkten Kosten im Visier. Ebenso wichtig ist ein Blick auf die indirekten Kosten* – unabhängig von der Unternehmenslage und
-entwicklungsstufe. Das hier auch beim deutschen Mittelstand noch erheblicher Verbesserungsspielraum besteht, zeigt eine unabhängige Studie der Unter-nehmensberatung KPMG LLP (UK) im Auftrag von American Express.
· Über 40 % der befragten Unternehmen sind mit dem Management ihrer indirekten Kosten nicht zufrieden, lediglich 8 % sind sehr zufrieden.
· Aufgrund unzureichender Managementinformationen gibt es Probleme bei der Überwachung der Leistungsfähigkeit von Kostenkontrollen.
· Trotz meist vorhandener Kostenrichtlinien, bleibt deren Befolgung unbefriedigend: Lediglich 50 % der Unternehmen sind mit der Einhaltung der Ausgabegrenzen durch ihre Mitarbeiter zufrieden.
· Die Einführung von Firmenkreditkarten ist eine effiziente Möglichkeit, den genannten Problemen zu begegnen. Doch – auch das ergab die Studie – nur 40 % der mittelständischen Unternehmen statten ihre Mitarbeiter zurzeit mit Firmenkreditkarten aus.
In vielen Unternehmen liegen nach wie vor hohe Einsparpotenziale brach.
Entsprechend schätzt über die Hälfte der Befragten die Senkung der indirekten Kosten als eine wichtige Strategie zur Verbesserung der finanziellen Situation ihres Unter-nehmens ein. Als bedeutendste Kategorien werden hier Reise und Bewirtung, Computersysteme sowie Fremdleistungen genannt. Doch obwohl die Relevanz des Kostenmanagements den Unternehmen bewusst ist, besteht noch erheblicher Handlungsbedarf: Denn immerhin 40 % der Befragten sind mit ihrem derzeitigen Kostenmanagement nicht zufrieden.
Wo liegen die Gründe hierfür? Bei vielen mittelständischen Unternehmen fehlen den Führungskräften umfassende Managementinformationen – die Kontrolle der Leistungs-fähigkeit ihrer Unternehmensrichtlinien wie beispielsweise von Ausgabegrenzen und deren Befolgung durch die Mitarbeiter wird damit zum Problem. So sind 50 % der teilnehmenden Unternehmen mit der Einhaltung der betrieblichen Kostenrichtlinien durch die Mitarbeiter nicht zufrieden. Die Unternehmen haben den Handlungsbedarf erkannt: Viele verbessern bereits ihre internen Systeme oder nutzen zunehmend Berichte und Hilfsmittel externer Unternehmen.
Effiziente Kostenkontrolle durch qualifizierte Managementinformationen
Eine Möglichkeit, qualifizierte Managementinformationen zu erhalten, ist der Einsatz von Firmenkreditkarten oder „Corporate Cards“. Laut Studie stellen 40 % der Unternehmen ihren Mitarbeitern diese zurzeit zur Verfügung. Mittelständische Betriebe, die Corporate Card Lösungen noch nicht nutzen, begründen dies überwiegend damit, dass die finanziellen und verwaltungstechnischen Vorteile nicht ausreichend bekannt sind. Corporate-Card-Berichte stellen den Unternehmen umfassende Managementinfor-mationen zur Verfügung, die firmeninterne Systeme oder alternative Zahlungsmethoden eventuell nicht erfassen. Dabei steigt die Qualität der generierten Informationen,
je konsequenter die Karten zum Einsatz kommen. Momentan finden Corporate Cards laut Studie primär für Ausgaben im Bereich Reise- und Bewirtungskosten Verwendung. Unternehmen sollten aber auch in anderen Bereichen der indirekten Kosten die Vorteile nutzen, wie z. B. bei Bestellung von Büromaterial oder Telekommunikations-Dienstleistungen. Die aggregierten Daten bieten z. B. eine hervorragende Basis für Verhandlungsgespräche mit Lieferanten.
Reisebudgets optimal nutzen und Kosten senken
Speziell für den Mittelstand gibt es zudem weitere exklusive Sparmöglichkeiten: Mit dem American Express Partner-Programm Corporate Savings Plus können Unternehmen erhebliche Kostensenkungen realisieren – einfach, bequem und ohne Verwaltungs-aufwand. Firmen profitieren beim Einsatz der Corporate Card z. B. von Direktrabatten von bis zu 50 % bei einzelnen Büroausgaben. Bei den Reisekosten lassen sich zudem Rückvergütungen von bis zu 8 % realisieren. Zu den Programmpartnern zählen renommierte Fluglinien (z.B. Air France und Continental Airlines), internationale Hotelketten, Autovermieter (z.B. Sixt und Hertz), Mobilfunkanbieter (z.B. E-Plus) sowie Anbieter von unterschiedlichsten Business Services (z.B. FedEx). Das Programm bietet sich besonders für Unternehmen an, bei denen einzelne Ausgabepositionen nicht umfangreich genug sind, um individuelle Lieferantenvereinbarungen zu ermöglichen.
* Indirekte Kosten sind Kosten, die nicht direkt der Herstellung von Gütern oder der Erbringung von Dienstleistungen zugerechnet werden können. Hierzu zählen Ausgaben für Reise- und Bewirtungskosten, Büromaterial, Computer und Anlagen, Fremdleistungen, Telekommunikation, Expresszustellungen und sonstige Ausgaben.
Über die Studie
Die Studie wurde von der Unternehmensberatung KPMG LLP (UK) im Auftrag von American Express durchgeführt. Sie basiert auf einer Onlinebefragung von 80 deutschen mittelständischen Unternehmen, deren Jahresumsatz zwischen 10 und 500 Millionen Euro liegt. Darüber hinaus wurden neun Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen individuell befragt. Ziel der Studie war es, die Aufgabenstellungen deutscher mittel-ständischer Unternehmen beim Management indirekter Kosten zu verstehen und die besten Vorgehensweisen zu identifizieren.
