Welche Reisekostensoftware passt zu meinem Unternehmen?

Zum zweiten Mal legt der VDR-Fachausschuss Reisekosten eine Aktualisierung der „Übersicht Reisekostensoftware“ vor. „Der Markt verändert sich immer schneller, es entstehen neue Anforderungen und es kommen neue Anbieter und neue Produkte hinzu“, sagt Fachausschussleiterin Beate Schäfer, Travel Managerin beim VDE. „Um den Mitglieder immer den aktuellsten Stand bieten zu können, werden wir unsere Übersicht künftig jährlich aktualisieren und veröffentlichen.“
Der Einsatz von Softwaretools bei der Reisekostenabrechnung bedeutet für Unternehmen vor allem Prozessoptimierung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Sämtliche Prozesse, angefangen bei der Reisevorbereitung, Genehmigung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen können durch die heute verfügbaren Tools optimiert werden. Das reduziert nicht nur den Zeit- und Verwaltungsaufwand, sondern garantiert gleichzeitig in hohes Maß an Transparenz und Genauigkeit. Denn: Bei der Eingabe von Hotel- und Restaurantrechnungen, Tankbelegen und sonstige Quittungen entstehen schnell Fehler. In der Reisekostensoftware hingegen ist das umfangreiche deutsche Reisekostenrecht bereits in den Programmen hinterlegt und damit die steuerliche Richtigkeit der Abrechnungen garantiert.
Die große Anzahl der Anbieter macht den Markt jedoch intransparent. Ob Laie oder Profi – vor dem Beginn einer Ausschreibung muss man sich durch einen Berg von Informationen wühlen, um zu entscheiden, welche Software überhaupt in Frage kommt. „Der VDR-Fachausschuss Reisekosten hat sich daher das Ziel gesetzt, eine Übersicht möglichst vieler Anbieter zu erstellen. Wir haben dafür über 100 Kriterien definiert, anhand derer identifiziert werden kann, welches Tool zum eigenen Unternehmen passt“, erklärt Beate Schäfer. „Die Übersicht ist sehr umfassend, aber wir erheben natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit – jeder Anbieter ist aufgerufen, sich bei uns zu melden, wir nehmen ihn gerne auf!“
Für Fragen rund um die neue Arbeitsvorlage und deren Anwendung stehen die Mitglieder des Reisekostenausschusses gerne zur Verfügung. Auch Feedback und konstruktive Kritik sind willkommen!
Die VDR-Übersicht Reisekostensoftware steht Mitgliedern nach Login im geschlossenen Bereich kostenfrei zur Verfügung.
Quelle: Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR)
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