Flugverspätung auf Geschäftsreisen: Das sollten Sie beachten

Verspätungen während einer Geschäftsreise sind überaus ärgerlich. Insbesondere dann, wenn kein Eigenverschulden vorliegt, sondern Fluggesellschaften verantwortlich sind. Womöglich platzen aufgrund der Verzögerung wichtige Geschäftstermine und das Ärgernis hat kostspielige Folgen.
Da Geschädigten gemäß EU Fluggastrechteverordnung eine Entschädigung zusteht, lassen sich zumindest die finanziellen Einbußen eindämmen. Womöglich lässt sich sogar Schadensersatz fordern.
Die EU-Verordnung 261/2004 schützt Fluggäste vor den teilweise immensen Folgen einer Flugverspätung. Allerdings müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein, damit von den gesetzlichen Regelungen profitiert werden kann. Ausgeschlossen sind beispielsweise Passagiere, die verspätet die Abfertigung am Flughafen aufsuchen oder ihr Ticket kostenlos beziehungsweise zu einem reduzierten Tarif erhalten haben, welcher der Allgemeinheit mittelbar oder unmittelbar nicht zugänglich ist. Handelt es sich hingegen um ein gewöhnliches Ticket und das Flugzeug startet in der EU oder wird der Flug von einer europäischen Airline ausgeführt und landet innerhalb der Europäischen Union, greift die Fluggastrechteverordnung. Ob Passagiere bei einer Verspätung Leistungen von der Fluggesellschaft erhalten, muss individuell geprüft werden. Im Idealfall informieren sich Geschäftsleute bereits vor Reiseantritt über ihre Rechte, um im Ernstfall richtig zu reagieren und Ansprüche geltend zu können.

Unter anderem dienen die Internetpräsenzen von Verbraucherschützern und Reiserechtsexperten als Informationsquelle. Rechtsdienstleister Flightright GmbH mit Sitz in Potsdam unterstützt Verbraucher bei der Durchsetzung von Ansprüchen gegenüber Fluggesellschaften und informiert online über potenzielle Entschädigungszahlungen. Demnach stehen Geschädigten bei einer Verspätung nicht nur Versorgungsleistungen für Mahlzeiten und Getränke zu. Flightright klärt über Fluggastrechte auf und betont im verlinkten Ratgeber: „Auch wenn die Airline Ihnen als Ausgleich bereits Gutscheine, meist von geringerem Wert als die Entschädigung nach EU-Recht, ausgehändigt hat, steht Ihnen trotzdem noch eine Entschädigungszahlung zu.“ Und die kann bis zu 600 Euro pro Person betragen. Der exakte Betrag hängt von der Flugstrecke ab:

Allerdings muss die Verspätung eine festgelegte Zeitspanne betragen, damit daraus die genannten Ansprüche resultieren. Erreichen Geschäftsreisende den Zielflughafen mindestens drei Stunden später als geplant, steht ihnen eine Entschädigungszahlung zu (siehe Grafik). Hinzu kommen Versorgungsleistungen:
– kostenfreie Snacks und Getränke (ab 2 Std. Wartezeit bei Kurzstrecken, ab 3 Std. bei Mittelstrecken und ab 4 Std. bei Langstrecken)
– E-Mails, Fax oder 2 Telefonate (s. o.)
– Kostenlose Übernachtung und Transporte zum Hotel sowie zurück zum Flughafen (wenn sich der Flug auf den nächsten Tag verschiebt)
Der Flug verspätet sich, aber die Airline verweigert die genannten Leistungen? Dann lohnt es sich am Serviceschalter freundlich, aber bestimmt auf die Ansprüche gemäß Fluggastrechteverordnung hinzuweisen. Oft genügt der Verweis, um das Servicepersonal zum Reagieren zu bewegen. Grundsätzlich empfehlenswert, ist das Sammeln von Beweisen. Ohne jegliche Beweise kann die Geltendmachung der Entschädigungszahlung später problematisch werden. Neben Fotos von Anzeigetafeln und der Situation vor Ort, ist es ratsam sich von der Airline ein Dokument aushändigen zu lassen, das die Verspätung inklusive Zeitangabe und Begründung schriftlich bestätigt. Belege von Ausgaben für Verpflegung, Transporte und Hotels sind ebenfalls aufzubewahren.
Entschädigung schriftlich fordern
Die Forderung von Entschädigungen muss beim zuständigen Luftfahrtunternehmen für jeden Fluggast schriftlich erfolgen. Am besten per Einschreiben Rückschein und mit Frist für die Zahlung. Folgende Daten sollte das Schriftstück umfassen:
– Empfänger- und Absenderadresse
– Kontaktdaten Absender (z. B. Telefon oder E-Mail)
– Hinweis auf die EU-Verordnung Nr. 261/2004
– Flugnummer
– Angabe der Verspätung in Stunden
– Abflug- und Zielflughafen
– Höhe der Entschädigung
– evtl. Schadenersatzforderung
– evtl. Kosten für Unterkunft und Verpflegung
– Kontodaten für die Zahlung von Entschädigungsleistungen
– aktuelles Datum
– Unterschrift
Empfehlenswert ist das Hinzufügen von Kopien (!) des Tickets, Schriftstücks der Airline zur Verspätung und entsprechenden Belegen sonstiger Ausgaben. Zur Beschleunigung können Betroffene das kostenlose Musterschreiben des ADAC nutzen.
Abtretung an Arbeitgeber & Schadensersatz
Möglicherweise umfasst der Arbeitsvertrag eine Abtretung von Entschädigungsansprüchen an den Arbeitgeber. Auch ein Dienstreiseantrag oder eine Reiserichtlinie kann eine solche Regelung beinhalten. Grundsätzlich bezieht sich die Fluggastrechteverordnung ausschließlich auf Fluggäste, weshalb die Entschädigungszahlung ansonsten dem Geschäftsreisenden zusteht und damit oft dem Arbeitnehmer. Dies gilt auch dann, wenn der Chef die Reise bezahlt hat.
Lassen sich Unternehmen die Entschädigungsansprüche ihrer Mitarbeiter nicht abtreten, können sie gegenüber Airlines dennoch Schadensersatz fordern. Beispielsweise für verlorene Arbeitszeit, Überstundenzuschläge, entgangene Umsätze oder vertragliche Strafen wegen verpasster Termine. Grundlage für Schadensersatz ist das Montrealer Übereinkommen. Pauschalen wie bei den EU-Fluggastrechten gibt es hierbei nicht. Stattdessen müssen geschädigte Betriebe die geforderte Höhe des Schadensersatzes präzise belegen.
Ausnahmen bestätigen die Regel: Außergewöhnliche Umstände
Ist im Zusammenhang mit der EU-Fluggastrechteverordnung von außergewöhnlichen Umständen die Rede, wäre die Fluggesellschaft nicht für die Verspätung verantwortlich. Stattdessen könnten extreme Wetterverhältnisse, Streiks, Vogelschlag oder eine politische Instabilität schuld an der Verzögerung sein. Ob es sich im Einzelfall tatsächlich um außergewöhnliche Umstände handelt, sollte jedoch kritisch geprüft werden. In der Vergangenheit wurde der Begriff häufig als Ausrede missbraucht.
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Bilder: Quellen: Fotografie (skeeze, Pixabay), Grafik (Flightright)