Sieben Trends im Geschäftsreisemanagement

Kaum ein Lebensbereich, den die Digitalisierung nicht von Grund auf verändert, neu formiert und vereinfacht. Auch Geschäftsreisen profitieren von durch Automatisierung und künstlicher Intelligenz unterstützten Möglichkeiten. Ein Innovationsplateau ist nicht in Sicht. Vielmehr werden technologische Innovationen weiterhin die Art und Weise verändern, wie Geschäftsreisen geplant, gebucht und abgerechnet werden und auf Trips begleiten und unterstützen. SAP Concur zeigt, wohin die Reise geht.
1. Stärkere Personalisierung
Geschäftsreisende wollen selbst bestimmen, wie sich ihre Reise gestaltet. Dass Mitarbeiter ihre Businesstrips eigenständig buchen, ist in vielen Unternehmen längst Standard und mit digitalen Tools und Plattformen auch komfortabel. Künstliche Intelligenz macht ihre Reisen zukünftig noch komfortabler: Basierend auf vorangegangenen Buchungen werden Geschäftsreisenden bei der Buchung proaktiv Optionen vorgeschlagen, die zu ihren Vorlieben passen. Zeitaufwändige eigene Recherchen gehören dann der Vergangenheit an.
2. Work-Life-Blending – auch auf Reisen
Berufs- und Privatleben verschmelzen zunehmend auf Reisen, wie eine Studie von SAP Concur zeigt: Mitarbeiter arbeiten auf Privatreisen oder verlängern ihre Businesstrips mit einem Urlaub. „Bleisure“ nennt sich die Verknüpfung von Businessreisen mit einem Freizeitanteil (Leisure), die 47 Prozent der deutschen Berufstätigen gerne nutzen möchten.1 Unternehmen kommen dabei oftmals für die ohnehin notwendige An- und Abreise sowie die Unterkunft während des eigentlichen Geschäftsaufenthalts auf. Mitarbeiter treten für ihre Privatunterbringung im Anschluss in die Pflicht. Angesichts zunehmenden Fachkräftemangels und immer lauter werdenden Rufen nach Work-Life-Balance kann diese Flexibilität für Arbeitgeber künftig zum Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt werden.
3. Vorausschauend Vorbeugen
Zur Tornadosaison in die USA oder während eines Fluglotsenstreiks nach Frankreich – Geschäftstermine richten sich leider nicht immer nach der aktuellen Wetter- und Verkehrslage. Dank Big Data und immer besseren Prognosen können zukünftig widrige Umstände, Flugverkehr und den Aufenthalt behindernde Wetterbedingungen genauer vorhergesagt werden. Vorausschauende Analysen (Predictive Analytics) haben gar das Potenzial, von Menschen verursachte Störungen wie Streiks vorherzusagen: Künstliche Intelligenz wird Nachrichten auf Androhungen von Arbeitsniederlegungen durchsuchen und die Mitarbeiterstimmung aus den sozialen Medien ableiten.
4. Den eigenen CO2-Fußabdruck verkleinern
Umweltschutz und CO2-Ausstöße auf Flugreisen sind nicht nur für Urlaubsreisende ein Thema. Auch im regen Markt der Geschäftsreisen steht eine Reduktion des eigenen ökologischen Fußabdrucks zunehmend auf der Agenda. Einige Unternehmen führen Geschäftsreisen bereits in ihren Nachhaltigkeitsberichten auf und setzen sich eine Reduktion des durch Flugreisen emittierten CO2s zum Ziel. Hierbei unterstützt ein Zusammenspiel aus intelligenten Buchungstools und Compliance. Reiserichtlinien, inklusive CO2-Obergrenzen oder festgelegter Verkehrsmittel, können in automatisierten Geschäftsreisesystemen hinterlegt werden und finden so bereits bei der Buchung Berücksichtigung.
5. Reisekosten intelligent managen
Kosten für Geschäftsreisen machen einen nicht unerheblichen Teil des Gesamtjahresbudgets von Unternehmen aus. Zudem ist kaum eine andere Kostenart so agil. Während beispielsweise Personalkosten und Ausgaben für externe Lieferanten häufig fix sind, treffen Geschäftsreisende Entscheidungen über Ausgaben deutlich unberechenbarer. Hotelbuchungen zur Messezeit, spontane Geschäftsessen oder kurzfristig umgebuchte Flüge sind Beispiele aus der Praxis, die Planbarkeit und Kontrolle von Ausgaben deutlich erschweren. Mit einer digitalen Konsolidierung und einem Echtzeitmonitoring der Kosten behalten Budgetverantwortliche den Überblick – auch bei spontanen Änderungen von Buchungen und Reiseplänen.
6. Mehr Reglementierungen
Nicht nur große politische Ereignisse wie der Brexit, sondern auch regulatorische Änderungen wie die EU-Entsenderichtlinie und das A1-Formular vergällen einem so manchen spontanen Businesstrip und steigern den Verwaltungsaufwand. Während die Geschäftswelt immer flexibler wird, nehmen bürokratische Hürden der Gesetzgeber zu. Angesichts dieser Herausforderungen brauchen Unternehmen Lösungen, die Reiseformalitäten vereinfachen und mit sich agil verändernden Bestimmungen Schritt halten. Denn so viel ist sicher: Trotz neuer Möglichkeiten, Meetings remote zu gestalten, werden Geschäftsreisen auch in Zukunft weiter zunehmen.
7. Reisen mit starken Partnern
Personalisierung, Flexibilität, Predictive Analytics, Umweltschutz, Ausgabeanalysen und Reglementierungen – die Chancen, aber auch Herausforderungen der Zukunft sind vielfältig. Strategische Partnerschaften mit Regulatorik-Experten oder Buchungsplattformen erweitern das Angebot einzelner Anbieter. Zudem steigern die angereicherten Datenschätze die Analysefähigkeit von künstlicher Intelligenz. Geschäftsreisende kommen so in den Genuss breitgefächerter Angebote – und Unternehmen können sich auf die Expertise etablierter Spezialisten verlassen.
Quelle: SAP Concur
1 Repräsentative Studie unter 1.053 Berufstätigen, durchgeführt mit dem Marktforschungsinstitut INNOFACT AG im Juni 2018.