Die unerschlossenen Chancen der Reiseausgaben-Optimierung

Fast alle Finanzmanager in Unternehmen sagen, dass Reisekosten- und Spesenabrechnungen für ihr Unternehmen unerlässlich sind – gleichzeitig ist eine große Mehrheit (85 Prozent) der Ansicht, dass sich diese Prozesse optimieren ließen. Das ist das zentrale Ergebnis der Studie Strategic Spending: A New T&E Approach for Finance von KDS.
Für die Studie wurden 616 Führungskräfte aus ganz Europa, die für Reise-Budgets verantwortlich zeichnen, dazu befragt, ob ihre derzeitigen Prozesse für das Management von Reisen und Ausgaben ihre Aufgaben erfüllen.
Die Studie nennt fünf Schwerpunkte:
1. Digitale Tools ermöglichen die automatische Einhaltung von Steuer- und Finanzvorschriften
Finanzteams haben das Ziel, Prozesse zu verbessern und gleichzeitig ihre Daten durch digitale Tools zu schützen. Die Mehrheit der Befragten (82 Prozent) gibt an, durch die Einführung automatisierter Reportingprozesse für das Reise- und Reisekosten-Management die lokalen und internationalen Anforderungen erfüllen zu können (Fürsorgepflichten, Datenschutz und lokale Steuervorschriften). 60 Prozent der Unternehmen vertrauen ihren Tools mit Blick auf die Sicherheit der Mitarbeiterdaten – was bedeutet, dass 40 Prozent der Unternehmen das eben nicht tun. Das ist ein großes Problem für Reporting-Standards und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung.
2. Reisen sind für Finanzteams eine Kostenkontroll-Möglichkeit mit großem Potenzial
Kostenkontrolle ist ein wichtiges Thema. 48 Prozent der Befragten räumen ein, weniger als die Hälfte ihres Reise- und Reiseausgaben-Budgets angemessen zu kontrollieren. Die Verantwortung liegt hauptsächlich bei den Finanzteams, die in der Befragung 65 Prozent der Reise- und Reiseausgaben-Budgets verantworten, gefolgt vom Einkaufs- und Beschaffungs-Management (19 Prozent) und Travel Managern (10 Prozent). Nahezu 40 Prozent nennen Reisen als wesentlichen Faktor für Wachstum – was zur strategischen Bedeutung der Kontrolle eines Kostenblocks beiträgt, der allgemein als zweitgrößter Ausgabenposten eines Unternehmens gilt.
3. Kostenkontrolle hat höchste Priorität
Auf die Frage nach der obersten Priorität setzten Finanzteams die Ausgabenkontrolle ganz nach oben, dicht gefolgt von Betrugsprävention, Abgleich und Erstattungen, Kostensenkung und schließlich der Zufriedenheit der Reisenden.
4. Die Optimierung der Geschäftsreise-Kostenprozesse kann die Kontrolle in anderen Bereichen verbessern
Zu den Ausgaben zählen mehr als klassische Geschäftsreise-Kosten. Die Studie ergab, dass Unternehmen eine Vielzahl anderer Kostenkategorien berücksichtigen müssen. Während 44 Prozent der Angestellten reisen und voraussichtlich Spesen abrechnen, reisen 26 Prozent der Mitarbeiter nicht – reichen aber auch Belege ein. Mit also insgesamt 70 Prozent an Mitarbeitern, die Kosten abrechnen, haben automatisierte Prozesse einen Nutzen über Reisen hinaus.
5. Integrierte Technologien sorgen für sofortigen Mehrwert
Die Nutzung integrierter Plattformen für das Reise- und Reisekosten-Management ist in den vergangenen fünf Jahren von 42 auf 70 Prozent gestiegen. Darüber hinaus gaben mehr als die Hälfte (57 Prozent) aller Unternehmen an, dass ihnen eine vollständig integrierte Plattform für das Reise- und Reisekosten-Management helfen würde, effektiver zu planen und zu budgetieren. Die Studie zeigt, dass eine integrierte Plattform mehr Ausgabentransparenz, eine bessere Einhaltung der Steuer- und Finanzvorschriften und niedrigere Prozesskosten bedeuten würde. Große Unternehmen übernehmen dieses Geschäftsmodell eher als kleine und mittelgroße Firmen.
Zur Studie
Strategic Spending: A New T&E Approach for Finance wurde von B3tsi erstellt. Die Ergebnisse basieren auf Telefoninterviews mit 616 Managern, die die Budgets für Reise- und Reisekosten-Management verantworten (65 Prozent Finanzabteilung, 19 Prozent Einkaufsabteilung [allgemeine Serviceabteilung / Beschaffung], 10 Prozent Reiseabteilung, 6 Prozent andere). Berücksichtigte Länder: Frankreich, Deutschland, Großbritannien, Schweden, Finnland und Norwegen.
Quelle: KDS