Mit Reiserichtlinien den Mitarbeiter mehr Freiheiten bei der Buchung seiner Geschäftsreise geben

Es gibt verschiedene Gründe für eine Geschäftsreise. Ob sie dazu dient, eine bestehende Partnerschaft zu vertiefen, über neue Verträge zu verhandeln oder um Messen und Events zu besuchen, hängt vom Unternehmen und von der Position des Geschäftsreisenden ab. Dabei gibt es keine Regelung, wie das Unternehmen die Dienstreise handhabt, denn jeder Betrieb kann dieses selbst für sich entscheiden. Im Laufe eines Jahres summieren sich die Reisekosten eines Unternehmens und vor allem kleine und mittelständische Unternehmen verlieren häufig den Überblick über die entstandenen Reisekosten. Oftmals buchen sich Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen selbst, ohne Vorgaben des Arbeitgebers. Wofür und vor allem wie viel in einem Geschäftsjahr für Geschäftsreisen ausgegeben werden, ist der Geschäftsführung dabei nicht klar.
Um auf die Reisegewohnheiten ihrer Angestellten Einfluss nehmen zu können, kann die Geschäftsführung Reiserichtlinien einstellen, an die sich alle Angestellten halten müssen. Reiserichtlinien legen zum Beispiel fest, welche Mitarbeiter mit welchen Verkehrsmitteln, in welcher Klasse, mit welcher Airlines und wie hoch das Maximalbudget für das Hotel oder für die Geschäftsreise generell zur Verfügung steht. Werden die Angestellten lediglich mündlich oder schriftlich über die Reiserichtlinien unterrichtet und findet keine Kontrolle über die Einhaltung dieser statt, so birgt dieses das Risiko, dass Angestellte sich nicht an die Reiserichtlinien halten.
Genau diesen Herausforderungen hat sich die BUSINESS TRAVEL CLOUD gestellt und für diese Problemstellung eine smarte digitale Lösung entwickelt. Die kostenfreie Applikation ist für zwei verschiedene Benutzerarten konzipiert wurden und richtet sich zum einen an Geschäftsreisende, die mithilfe der Applikation die relevantesten Reisesegmente einer Geschäftsreise buchen können. Zum anderen ermöglicht es Travel Managern, die Accounts ihrer
Mitarbeiter zu verwalten sowie die Buchungen einzusehen und diese mithilfe von Reiserichtlinien zu steuern. Durch das Festlegen von Reiserichtlinien, welche flexibel an unternehmensinterne Änderungen angepasst werden können, ist die Kontrolle der Buchungen nicht mehr notwendig. Zusätzlich fallen durch die Möglichkeit, die verschiedenen Angebote auf ihr Preis-Leistungs-Verhältnis zu vergleichen, Vertragsverhandlungen über Firmenraten weg. Viele weitere Funktionen erleichtern das Geschäftsleben eines jeden Geschäftsreisenden, Travel Managers und auch das Controlling profitiert von den Auswertungsmöglichkeiten der App. Die Nutzung eines digitalen Travel Managers, wie die BUSINESS TRAVEL CLOUD sich nennt, erleichtert demzufolge das Travelmanagement eines jeden Unternehmen in vielen Faktoren.