Gemischte Reisen korrekt abrechnen

Immer wieder kommt es vor, dass es sich für Arbeitnehmer anbietet, Geschäftsreisen mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden. So ein Fall liegt beispielsweise vor, wenn ein Seminarbesuch mit anschließendem Kurzurlaub verbunden wird, erklärt der Reisekosten-Blog. Bei der Reisekostenabrechnung ergeben sich v. a. dann Schwierigkeiten, wenn Aufwendungen nicht eindeutig zuordenbar sind.
Die folgenden Beispiele stellen einige Konstellationen vor, die sich aus unterschiedlichen zeitlichen Verhältnissen von privaten und dienstlichen Anteilen ergeben:
Fallbeispiel 1: Dienstreise mit verlängertem Wochenende
Angenommen, ein Mitarbeiter fliegt für zwei Wochen in die USA auf eine beruflich veranlasste Reise. Am Wochenende hat er allerdings frei und kann sich privatem Vergnügen widmen. In diesem Fall ist das Wochenende eindeutig von zeitlich untergeordneter Bedeutung. Das Gesetz gibt vor, dass es sich bei einem privaten Anteil von weniger als 10 % eindeutig um eine Dienstreise handelt. Der Arbeitgeber hat sowohl die Kosten der Flüge wie auch die Übernachtungen zu übernehmen.
Fallbeispiel 2: Kundentermin während des Urlaubs
Ein anderes Bild liegt vor, wenn der Arbeitnehmer drei Wochen Urlaub auf Hawaii verbringt und währenddessen für zwei Tage zu einem Kundentermin nach Florida fliegt. Hier ist der Grund der Reise eindeutig privater Natur. Daher muss der Arbeitnehmer die Flüge von Deutschland nach Hawaii und wieder zurück selber bezahlen, denn der Arbeitgeber muss nicht für die Aufwendungen einer Urlaubsreise aufkommen. Allein die Kosten, die unmittelbar mit dem Kundentermin zusammenhängen – z. B. die Reisekosten zwischen Hawaii und Florida – sind für den Arbeitnehmer abziehbar.
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