Was erwarten Veranstaltungsplaner im Buchungsprozess?

Im Veranstaltungsmarkt schlummert ein großes Potential für Buchungsportale, die sich dem Thema „Live Booking“ zukünftig widmen werden. Dies ist u. a. ein nicht sehr überraschendes Fazit der Umfrage „Ausblick MICE 2016“, die in einem Gemeinschaftsprojekt von Veranstaltungsplaner.de, aloom.de, meetingdeals.de und dem Presseportal Pregas gezogen werden kann.
Doch wer meint, dass Veranstaltungsorganisatoren ausschließlich ihren Fokus auf technische Innovationen im Buchungsprozess legen, liegt falsch.
An der aktuellen Umfrage haben insgesamt 244 Veranstaltungsprofis teilgenommen, die von allen vier Unterstützern aus dem eigenen Datenbestand angeschrieben wurden. Die Teilnehmer repräsentieren eine heterogene Zusammensetzung aus unterschiedlichen Unternehmen und Abteilungen. Auch die Anzahl der von ihnen durchgeführten Events variieren, wobei festzustellen ist, dass mehr als die Hälfte maximal 30 Veranstaltungen pro Jahr planen. Die Mehrzahl der Veranstaltungsplaner ist für Unternehmen tätig, welche mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigen. Im Sinne der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren e. V. ist sicherlich positiv zu bewerten, dass 75% aller Befragten angegeben haben in mindestens einem Branchen-Verband organisiert zu sein und die Vereinigung hierbei mit mehr als 17% die stärkste Interessenvertretung darstellt, gefolgt vom VDR mit knapp 6%.
Eine für die Anbieterseite interessante Zahl ist, dass fast 70% der Bucher angegeben haben, nur maximal 10% ihrer gebuchten Veranstaltungen wieder stornieren zu müssen, 45,38% sogar nur 1-5%. Auch bei der geforderten Vergleichsmöglichkeit ist festzustellen, dass nur 13,11% der Eventplaner mehr als 5 Angebote einfordern, 79,1% gaben an für den Vergleich 2-5 Angebote in die Prüfung aufzunehmen und immerhin 7,79% steuern generell gezielt nur auf ein Haus zu. Doch aufgepasst: Dienstleister, die länger als 48 Stunden für ein Angebot benötigen, erfüllen nicht mehr die Anforderungen, tendenziell wird bei mehr als 60% eine Quotierung zwischen 12 und 24 Stunden erwartet.
Dass der Tagungsverantwortliche mehrere Dienstleister anfragen muss, wird ebenfalls deutlich. Die Beauftragung von zusätzlicher Technik, Eventlocations und Catering-Dienstleistern gehört bei ca. 70 bis 80% der Planer ebenfalls zum Alltag. Künstler und Rahmenprogramme liegen mit 41,8% kurz vor Trainern und Referenten mit 38,11%.
Veranstaltungsplaner machen größtenteils noch alles selbst
Auch wenn die Online-Buchungsquote weiterhin moderat steigt, so ist der Anteil von Buchungsplattformen mit 11,48% nach wie vor sehr gering. Mehr als 55% der Veranstaltungsplaner vertrauen darauf eigenständig von A-Z alles selbst ohne Unterstützung anzufragen. Offline-Vermittler rangieren mit 27,46% dazwischen, Reisebüros spielen mit 5,74% im MICE-Markt eher eine untergeordnete Rolle. Diejenigen, die bereits über eine Plattform ihre Anfragen tätigen, fordern mehrheitlich für die Zukunft die Abbildung von Live-Verfügbarkeiten sowie die Buchung von zusätzlichen Gewerken. Mit der gezielten Nachfrage, ob Live-Booking in der Zukunft eine Rolle spielen wird, fällt die Antwort deutlich aus: 73,77% sind davon überzeugt, obwohl 88,11% diese Möglichkeit noch nicht im Einsatz haben.
Dies hängt sicherlich auch damit zusammen, dass die gefragtesten Eigenschaften von Dienstleistern Schnelligkeit, Kompetenz, Erreichbarkeit und Servicequalität sind und nicht technische Innovationskraft. Nur 5,18% der Umfrageteilnehmer schätzen diese Eigenschaft an ihrem Dienstleister. Nur ein positives Image bei anderen Veranstaltungsplanern (3,38%) scheint noch unwichtiger zu sein. Ebenfalls enttäuschend erscheint die die Antwort auf die Frage, was in der Buchungsentscheidung eine höhere Priorität besitzt. Hier liegt ein günstiger Preis mit fast 90% weit vor dem Thema Green Meetings (11,89%). Auch nach dem Mehrwert von Zertifizierungen wurde gefragt. Im Ergebnis gibt es nur eine Zertifizierung, die Planer als tendenziell für relevant in Ihrer Buchungsentscheidung beurteilen. Hierbei handelt es sich mit ca. 60% um die DEHOGA Sterne Klassifizierung, da die beiden weiteren Platzierungen bereits als eher nicht relevant eingestuft werden. Platz 2 und 3 gehen an Servicequalität Deutschland und Certified Conference Hotel, die mit 45,29% bzw. 35,43% ihre Fürsprecher finden.
Ein erstes persönliches Fazit formulierten bereits zwei der Initiatoren. Peter Friedhofen, Geschäftsführer von aloom: „Tatsächlich entsprechen viele Ergebnisse unseren Vermutungen. Scheinbar wichtige Dinge entpuppen sich als reine Marketingkampagnen – in vielen anderen Dingen sehen wir uns bei aloom in der Entscheidung bestätigt, uns neu auszurichten, zu positionieren und neue Trends wie zum Beispiel Live Booking als wesentliche Innovation mit auf die Agenda zu nehmen.“ Der Vorstandsvorsitzende von Veranstaltungsplaner.de Bernd Fritzges ergänzt: „Mich freut es sehr, dass wir im Benchmark der Verbände so gut abgeschnitten haben und deutlich wird, dass wir die führende Vertretung von Veranstaltungsplanern sind. Darüber hinaus bestätigt die Umfrage ebenfalls unsere Überzeugung. Im Veranstaltungsmarkt müssen sich die Dienstleister nach der Erwartungshaltung der Planer richten, welche eine Mischung aus technischer Weiterentwicklung gepaart mit Flexibilität, Kompetenz und Servicebereitschaft ist“, so Fritzges.