Wie sich Prozesskosten um bis zu 48 Prozent senken lassen

AirPlus International hat im Rahmen einer Studie mögliche Einsparungen bei den Prozesskosten im Veranstaltungsmanagement untersucht. Dazu wertete die Unternehmensberatung Steinberg & Partner aus Hamburg die Lieferantenumsätze des AirPlus-Kunden ZF Friedrichshafen AG an sechs Standorten aus.
Das Ergebnis: Beim Einsatz der richtigen Tools lassen sich die Prozesskosten im Veranstaltungsmanagement um bis zu 48 Prozent senken.
Ein Veranstaltungsplaner bei ZF benötigt im Durchschnitt 10,70 Stunden für den Buchungs-, Bestell- und Rechnungsbearbeitungsvorgang mit dem Hotel im Zusammenhang mit Veranstaltungen. Hinzu kommt die Arbeitszeit des Buchhaltungsmitarbeiters, der durchschnittlich 0,41 Stunden benötigt, um die Veranstaltungsrechnung zu bearbeiten. Durch die Einführung der AirPlus Meeting Card in Verbindung mit einem Hotelportal konnte die Bearbeitungszeit pro Veranstaltung bei ZF um 61 Prozent reduziert werden. Bereinigt um die Kosten für das Hotelportal ergibt sich eine Nettoeinsparung von bis zu 48 Prozent.
Die Nutzung eines Hotelportals vereinfacht die Recherche, insbesondere aber das interne Handling von Angebotsvergleich und -aufarbeitung für die Entscheidung sowie die Rechnungsbearbeitung für den Veranstaltungsplaner.
Die hauptsächliche Effektivitätssteigerung durch die AirPlus Meeting Card liegt in den vereinfachten Prozessen der Rechnungsprüfung und der Kontierung. Darüber hinaus fallen einige Prozesse durch die Einführung der AirPlus Meeting Card weg. Dazu zählen zum Beispiel die Anlage von Hotelkreditoren, die Bearbeitung von Mahnungen sowie Depositzahlungen.
Weitere Prozesse wie der Rechnungseingang und die Zahlung werden durch die Reduzierung der Rechnungsanzahl wesentlich entschlackt.