Smarte Events im Zeichen der digitalen Evolution

Per Smart Watch Termine vereinbaren, mit mobilen Applikationen Veranstaltungsinformationen in Echtzeit abrufen, Tagungsinhalte mit Datenbrillen anreichern und via virtuellen Wänden mit der Welt teilen, Produkte per Augmented Reality erlebbar machen und per menschlicher 3D-Projektion an Tagungen teilnehmen – was eher nach Science Fiction klingt, ist hier und da schon Realität in der Eventbranche.
Doch wie viele und welche innovativen Technologien machen Sinn? Was ist trendige Spielerei und was ist echter Mehrwert?
Neue Technologien bringen in der Eventbranche durchaus viele Vorteile mit sich. So sparen immer weiter optimierte Teilnehmermanagementsysteme den Unternehmen wertvolle Prozesszeit und -kosten ein. Mobile Apps bieten Veranstaltungsteilnehmern eine neue Dimension von Netzwerkmöglichkeiten sowie praktische Informations- und Organisationshilfen. Bei der Anreise sind virtuelle Plattformen inzwischen für viele Eventgäste eine unverzichtbare Hilfe. Längst fester Bestandteil von Veranstaltungen sind interaktive Tools, zum Beispiel um seitens des Moderators Live-Abstimmungen durchzuführen oder nicht anwesende Interessenten über Inhalte der Veranstaltung zu informieren. Nach dem Event erleichtern neue Anwendungen die Reisekostenabrechnung, das Reporting und das Follow-up mit den neu gewonnen Geschäftsbeziehungen als Schnittstelle zwischen realen Begegnungen und virtueller Kontaktpflege.
Unliebsame Begleiterscheinung der zunehmenden Digitalisierung bei Veranstaltungen ist die allgegenwärtige, manchmal kaum zu bewältigende Informationsflut, die permanente Erreichbarkeit bis hin zur – zumindest gefühlten – Kontrolle der Eventteilnehmer sowie die Datentransparenz oder gar Gefährdung von persönlicher oder unternehmerischer Datensicherheit. Darüber hinaus ist der Einzug neuer Technologien mit zahlreichen Herausforderungen verbunden: Unternehmensabteilungen wie Travel- und Eventmanagement, IT, Personalabteilung und Buchhaltung müssen lückenlos miteinander vernetzt werden. Bei nur einem Medienbruch in der Datenkette funktioniert bereits die nächste Ebene der Vernetzung nicht mehr. Zudem müssen sich alle Beteiligten einer Veranstaltung jeden Alters und jedes Kompetenzbereichs mit den eingesetzten Technologien vertraut machen. Dies erfordert nicht nur die Alltagstauglichkeit und Nutzerfreundlichkeit der Technik selbst, sondern zudem viel Feingefühl, wann welche Tools Sinn machen, um den beteiligten Zielgruppen und den Veranstaltungsinhalten gerecht zu werden.
Ob also bei der nächsten Tagungsbewirtung ein Lebensmitteldrucker zum Einsatz kommt, der Eventablauf von einem Roboter gesteuert wird, die Tagungsunterlagen von einer Drohne überbracht werden oder sich die Teilnehmer eines Meetings als Projektion treffen, will gut überlegt sein, um nicht über das Ziel hinaus zu schießen.