Geschäftsreisen: Ein hoch emotionales Thema wirtschaftlich steuern

Geschäftliche Mobilität ist ein hoch emotionales Thema. Der Geschäftsreiseverantwortliche ist deshalb oft der Buhmann, wenn er Restriktionen oder neue Vorschriften zu den Reisen der Mitarbeiter bekannt gibt.
Wie einfach es sein kann, mit der richtigen Kommunikation Verständnis und Kooperationsbereitschaft bei Reisenden, Buchhaltung, Betriebsrat, IT-Abteilung und Vorstand zu wecken, zeigt der deutsche GeschäftsreiseVerband VDR beim ersten Workshop „Kommunikation im Travel Management“. Geschäftsreiseverantwortliche lernen am 9. September 2014 in Frankfurt, wie sie die Leistungen und Ziele des Travel Managements professionell darstellen, Kollegen vom Nutzen guter Zusammenarbeit überzeugen, Reisende über Veränderungen richtig informieren und Verstöße gegen die Reiserichtlinie konfliktfrei lösen.
„Die Kosten der geschäftlichen Mobilität im Griff zu behalten gelingt nur, wenn das Reiseverhalten im Unternehmen verändert wird, Prozesse vereinfacht werden und die Travel Policy eingehalten wird. Umso schwerer ist das, weil Veränderungen immer liebgewordene Gewohnheiten betreffen“, sagt Trainer Ferdinand Benz, der durch den Tag führt. Der Geschäftsführende Gesellschafter des Königsteiner Management Instituts hat zwanzig Jahre Erfahrung im Managementtraining, speziell in Verhandlungs-, Verkaufs- und Führungstechniken.
Bei Merck in Darmstadt gehören die Travel Management-Seiten im Intranet zu den am meisten genutzten im Unternehmen. „Darüber hinaus senden wir aktuelle Informationen direkt an die Reisenden im In- und Ausland“, sagt Christoph Carnier, Director Travel & Fleet bei Merck. „Dabei ist es wichtig, den Mehrwert für das Unternehmen und die Reisenden deutlich heraus zu stellen. Kurze und bündige Informationen sind hier bestens geeignet, lange Texte verfehlen die Wirkung.“ Den Erfolg seiner Kommunikationsmaßnahmen sieht Carnier an den Zahlen: Die Einhaltung der Reiserichtlinie wirkt sich direkt auf das Ergebnis aus. „Auf nützliche Hinweise erhalten wir positives Feedback von den Reisenden oder den buchenden Kollegen. Sicherlich sind solche qualitative Verbesserungen schwieriger darstellbar, aber sie tragen zur Anerkennung und zum Standing innerhalb des Unternehmens bei.“
Der eintägige Workshop findet am 9. September 2014 beim Verband Deutsches Reisemanagement e.V. in Frankfurt statt. Der Teilnahmepreis beträgt 550 Euro und enthält Verpflegung und Unterlagen. Weitere Informationen unter www.vdr-service.de/workshop-kommunikation.