Deutsche Unternehmen konsolidieren Travel- und Eventmanagement

Strategisches Veranstaltungsmanagement sowie Verhandlungen und Vertragsabschlüsse sind oft Aufgaben der Geschäftsreiseverantwortlichen, sinnvoll zusammengefasst in einem ganzheitlichen Mobilitätsmanagement.
War das Veranstaltungsmanagement 2007 erst in 35 Prozent der Unternehmen Aufgabe des Travel Managements, beschäftigen sich heute bereits in 61 Prozent der Unternehmen Geschäftsreiseverantwortliche auch mit Meetings, Incentives, Konferenzen und Events (MICE). Das ist ein Ergebnis der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014, die der deutsche GeschäftsreiseVerband VDR heute auf der Eventfachmesse „MEXCON“ in Berlin vorgestellt hat.
„Schon lange sind Reise, Flotte und Events keine streng getrennten Einheiten mehr“, sagte VDR-Präsident Dirk Gerdom heute bei der Präsentation der jährlichen Studie, für die der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. mit seinem Marktforschungspartner United Research 800 Unternehmen mit Geschäftsreisemanagement befragt hat. „Die Zukunft heißt Mobilitätsmanagement: Die einzelnen Bereiche bleiben bestehen, da das spezifische Know-how unverzichtbar bleibt. Synergien werden jedoch genutzt, um Prozesse zu verschlanken und damit auch Kosten zu sparen. Dieser ganzheitliche Blick auf die betriebliche Mobilität gewährleistet eine bedarfsgerechte Mobilitätsgarantie. Die Herausforderung besteht darin, Prozesse und Befindlichkeiten zusammenzubringen, dann wird der Mobilitätsmanager zum Mehrwert Schaffenden für die Reisenden, das Unternehmen und die Umwelt.“ Der VDR unterstützt diese Entwicklung, indem er sich auf die Synergien im Management von geschäftlichen Reisen, Fuhrpark sowie MICE konzentriert und sich damit als Ansprechpartner für die gesamte geschäftliche Mobilität breit und zukunftsgerecht aufstellt. Deshalb kooperiert er nicht nur mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement, sondern ist in diesem Jahr zum ersten Mal auch Partner der Fachmesse MEXCON sowie Pate des „Meeting Experts Award“ in der Kategorie „Veranstaltungsplaner / Einkäufer“.
61 Prozent der Travel Manager sind auch für das Veranstaltungsmanagement zuständig. „Je nach Art und Ziel der Veranstaltung steht zwar das Inhaltliche im Vordergrund, in solchen Fällen schlägt Kreativität unser pragmatisches Management und dementsprechend gehört die operative Umsetzung auch in die Hand der Fachabteilung, ins Marketing oder in die Eventabteilung“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom. „Das Travel Management kann aber beim strategischen Einkauf unterstützen, denn ein Zusammenspiel lohnt sich vor allem im Einkauf, um effizienter zu arbeiten und Bedarfe zu bündeln.“ In 26 Prozent der Unternehmen, die Veranstaltungen durchführen, wird das bereits gelebt: Hier liegt die strategische Planung, also Auswahl und Steuerung der Leistungsträger, bereits in den Händen des Travel Managers. In 36 Prozent der Unternehmen ist er zuständig für Verhandlungen und Vertragsabschlüsse für die MICE-Aktivitäten.
Erkenntnisse zu Veranstaltungsrichtlinien, Rahmenverträgen und Buchungswegen
Nur in knapp der Hälfte der Firmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, die Veranstaltungen durchführen, gibt es eine Veranstaltungsrichtlinie. Am ehesten wird sie in den größeren Unternehmen eingesetzt, in denen Travel Management ein eigener Verantwortungsbereich ist (51 Prozent). Bei der Verhandlung von Rahmenverträgen legen die größeren Unternehmen am meisten Wert auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (79 Prozent) und unternehmensspezifische Leistungspakete (62 Prozent). Im Vergleich zu 2013 wird dieses Jahr mehr Wert gelegt auf spezifische Unternehmens-Vertragsraten (57 Prozent, gestiegen von 44 Prozent im Jahr 2013). Bei der Buchung von Veranstaltungen ist der direkte persönliche Kontakt mit den Dienstleistern immer noch am wichtigsten. Im Vergleich zum Vorjahr hat die Nutzung von Online-Angeboten und Agenturen für das Veranstaltungsmanagement abgenommen.
Insgesamt haben Unternehmen im vergangenen Jahr größenunabhängig etwas mehr Veranstaltungen durchgeführt als 2012. Am wichtigsten bleiben Besprechungen, Meetings und Workshops, gefolgt von Firmenfeiern bei den kleineren Unternehmen und Messeauftritten bei den größeren.
Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2014 wird unterstützt durch Accor Hospitality Germany, Concur Germany sowie durch BTME Certified. Weitere Informationen, Downloads auf Deutsch und Englisch sowie Bestellung von Druckexemplaren unter www.geschaeftsreiseanalyse.de.